Besitzer (Owner)

repleno unterscheidet zwei Haupt-Rollen: Besitzer (Owner) und Mitarbeitende (Member). Diese klare Trennung sorgt für Klarheit bei Verantwortlichkeiten und reduziert Fehlerquellen.

Widmen wir uns der Owner-Rolle

Der Besitzer (Owner) ist die höchste Rolle in einem repleno-Unternehmensaccount. Diese Person hat volle Kontrolle über alle Einstellungen, Stammdaten und Team-Verwaltung.

Im Unterschied zu Mitarbeitenden, die sich auf tägliche Scans konzentrieren, ist der Owner für strategische Entscheidungen verantwortlich: Welche Lieferanten nutzen wir? Wie hoch sind Mindest- und Maximalbestände? Wer darf was im Team?

Schließt du ein repleno-Paket ab, bist du automatisch Owner.

Typische Aufgaben

Unternehmens-Verwaltung: Zahlungen, Paket-Upgrades, Kündigungen
Lieferantenverwaltung: Lieferanten anlegen, Versandzeitpunkte definieren, Kontaktdaten pflegen
Artikelverwaltung: Neue Artikel erfassen, Barcodes zuordnen, Mindest- und Maximalbestände definieren
Projektverwaltung: Neue Projekte anlegen, Mitarbeiter zuweisen, Verbräuche für Rechnungsstellung nutzen
Team-Verwaltung: Mitglieder einladen, Rollen zuweisen
Bestellverfahren definieren: Solle ein Artikel automatisch bestellt oder manuell geprüft werden
Reporting: Verbrauchsanalysen erstellen, Bestellhistorie prüfen, Optimierungspotenziale identifizieren, digitaler Inventurhilfe ...

Rechte und Verantwortlichkeiten

Voller Unternehmens-Zugriff
- Owner haben weitreichende Berechtigungen in allen Bereichen
- Zugriff auf Zahlungen, Settings, Team-Verwaltung, Stammdaten
Stammdatenpflege
- Owner sind verantwortlich für Qualität der Stammdaten (Lieferanten, Artikel, Mindestbestände)
- Fehlerhafte Stammdaten führen zu falschen Bestellungen
Prozessverantwortung
- Sicherstellen, dass Mitarbeitende Entnahmen konsequent scannen
- Wareneingang wird zeitnah erfasst, damit Bestände stimmen
Optimierung
- Nach 4-8 Wochen Betrieb Mindestbestände schärfen
- Lieferantenroutinen anpassen (Versandzeitpunkte, Bestellintervalle)

Best Practices

Mindestens eine Person als Vertretung definieren (zweiten Owner einladen)
Wöchentlicher Blick auf Bestellvorschläge (auch wenn automatisiert)
Regelmäßige Schulung neuer Mitarbeitender (innerhalb erster Arbeitswoche)
Stammdaten sauber halten: Duplikate vermeiden, veraltete Artikel archivieren
Monatliches Review der Top-20-Artikel (stimmen Mindestbestände?)

Typische Entscheidungen

Welche Artikel werden automatisch bestellt, welche brauchen Freigabe?
Wie hoch setzen wir Mindestbestände zu Beginn (lieber großzügig)?
Wie oft bestellen wir bei welchem Lieferanten (täglich, wöchentlich)?
- Mindestbestellwerte pro Lieferant prüfen um unnötige Versandkosten oder Mindermengenzuschläge zu sparen
Wer darf Wareneingänge buchen?
Wann machen wir die nächste Inventur?

Der Owner sorgt dafür, dass repleno zum Betrieb passt - nicht umgekehrt. Gute Stammdaten und klare Prozesse sind wichtiger als perfekte Automatisierung von Anfang an.