Verbrauchsmaterial-Kalkulation: So ermittelst du den Tagesverbrauch richtig
Der Karton mit Schrauben ist leer – mitten im Auftrag. Jetzt heißt es: Arbeit unterbrechen, zum Baumarkt fahren, Zeit verlieren. Wer seinen Tagesverbrauch kennt, bestellt rechtzeitig und spart sich den Stress.
TL;DR: Tagesverbrauch = Gesamtverbrauch ÷ Arbeitstage. Mit dieser Zahl berechnest du Lagerreichweite und Meldebestand. Ergebnis: Nie wieder Materialengpässe, nie wieder zu viel Kapital im Lager.
Warum Verbrauchskalkulation so wichtig ist
Laut einer Lexware-Umfrage verzeichnen 67 Prozent der KMU gestiegene Materialkosten. Gleichzeitig zeigt eine Umfrage der Handwerkskammer Münster, dass 90 Prozent der Betriebe Probleme bei der Beschaffung von Material, Rohstoffen und Vorprodukten melden.
Handwerker in SHK und Elektro verbringen durchschnittlich 7 Stunden pro Woche mit Materialbeschaffung. Zeit, die für Aufträge fehlt.
Das Problem: Ohne Überblick über den tatsächlichen Verbrauch pendelt man zwischen zwei Extremen:
- Zu wenig bestellt: Materialengpass, Arbeit stoppt, Sonderfahrt zum Baumarkt oder Großhändler nötig
- Zu viel bestellt: Kapital gebunden, Lager voll, Material veraltet
Die Lösung beginnt mit einer Zahl: dem Tagesverbrauch.
Was zählt als Verbrauchsmaterial?
Bevor wir rechnen, eine kurze Begriffsklärung. Verbrauchsmaterial ist laut Wikipedia Material, das für die Funktionalität eines Gerätes oder zur Bewältigung von Dienstleistungsaufgaben unerlässlich ist.
| Kategorie | Beispiele | Besonderheit |
|---|---|---|
| Hilfsstoffe | Schrauben, Nägel, Dübel, Klebstoff, Dichtungen | Gehen ins Produkt ein |
| Betriebsstoffe | Schmiermittel, Reiniger, Benzin, Kühlmittel | Werden verbraucht, nicht Teil des Produkts |
| Büromaterial | Papier, Druckerpatronen, Etiketten | Für Verwaltung nötig |
Alle diese Materialien haben eines gemeinsam: Sie werden regelmäßig aufgebraucht und müssen nachgekauft werden. Genau hier setzt die Verbrauchskalkulation an.
Die Grundformel: Tagesverbrauch berechnen
Die einfachste Formel für den Tagesverbrauch:
Tagesverbrauch = Gesamtverbrauch in Periode ÷ Anzahl Arbeitstage
Beispiel: Schrauben im Elektrobetrieb
- Verbrauch im Januar: 500 Schrauben
- Arbeitstage im Januar: 20
- Tagesverbrauch: 25 Schrauben/Tag
Mit dieser Zahl lässt sich berechnen:
- Wie lange der aktuelle Bestand reicht (Lagerreichweite)
- Wann nachbestellt werden muss (Meldebestand)
- Wie viel Sicherheitspuffer nötig ist (Sicherheitsbestand)
Drei Methoden zur Verbrauchsermittlung
Je nach Betriebsgröße und verfügbaren Daten eignen sich unterschiedliche Methoden. Das Controllingportal beschreibt diese Methoden im Detail.
1. Inventurmethode (Befundrechnung)
Die einfachste Methode – perfekt für den Einstieg:
Verbrauch = Anfangsbestand + Zugang – Endbestand
Beispiel:
- Anfangsbestand 1. Januar: 200 Schrauben
- Eingekauft im Januar: 400 Schrauben
- Endbestand 31. Januar: 100 Schrauben
- Verbrauch Januar: 500 Schrauben
Geeignet für: Monatliche oder quartalsweise Kontrolle, Kleinbetriebe ohne Software
2. Retrograde Methode (Rückrechnung)
Wer Stücklisten führt, kann zurückrechnen:
Verbrauch = Hergestellte Einheiten × Sollverbrauch pro Einheit
Beispiel Tischlerei:
- 10 Schränke gebaut
- Sollverbrauch pro Schrank: 80 Schrauben
- Verbrauch: 800 Schrauben
Geeignet für: Betriebe mit standardisierten Produkten oder Auftragstypen
3. Fortschreibungsmethode (Skontration)
Die genaueste Methode – jede Entnahme wird dokumentiert:
- Materialentnahmeschein bei jeder Entnahme
- Laufende Fortschreibung des Bestands
- Echtzeit-Überblick
Geeignet für: Betriebe mit digitaler Lagerverwaltung, größere Artikelanzahl
Empfehlung: Die Fortschreibungsmethode liefert die genauesten Ergebnisse und wird in der Praxis am häufigsten empfohlen. Für den Einstieg reicht aber die Inventurmethode völlig aus. Sidenote: Wir von repleno nutzten diese Methode für die digitale Lagerverwaltung.
Von Tagesverbrauch zu Bestellzeitpunkt
Der Tagesverbrauch allein bringt noch keine automatische Nachbestellung. Dafür brauchst du drei weitere Kennzahlen.
Lagerreichweite berechnen
Die Lagerreichweite zeigt, wie lange dein Vorrat bei aktuellem Verbrauch reicht:
Lagerreichweite (Tage) = Aktueller Bestand ÷ Tagesverbrauch
Beispiel:
- Aktueller Bestand: 500 Schrauben
- Tagesverbrauch: 25 Schrauben
- Reichweite: 20 Arbeitstage
Sicherheitsbestand festlegen
Der Sicherheitsbestand ist dein Puffer für Lieferverzögerungen oder Verbrauchsspitzen. Die Faustformel:
Sicherheitsbestand = ⅓ × Verbrauch während Wiederbeschaffungszeit
Beispiel:
- Tagesverbrauch: 25 Schrauben
- Lieferzeit: 5 Tage
- Verbrauch während Lieferzeit: 125 Schrauben
- Sicherheitsbestand: ca. 40 Schrauben
Meldebestand berechnen
Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem du nachbestellen musst:
Meldebestand = (Tagesverbrauch × Lieferzeit) + Sicherheitsbestand
Beispiel:
- Tagesverbrauch: 25 Schrauben
- Lieferzeit: 5 Tage
- Sicherheitsbestand: 40 Schrauben
- Meldebestand: 165 Schrauben
→ Sobald der Bestand auf 165 Schrauben sinkt: nachbestellen!
Praxisbeispiel: SHK-Betrieb mit 4 Mitarbeitern
Ein konkretes Durchrechnen für Dichtungsringe:
| Parameter | Wert | Berechnung |
|---|---|---|
| Monatsverbrauch | 400 Stück | (historische Daten) |
| Arbeitstage/Monat | 20 | |
| Tagesverbrauch | 20 Stück | 400 ÷ 20 |
| Aktueller Bestand | 300 Stück | (Inventur) |
| Lagerreichweite | 15 Tage | 300 ÷ 20 |
| Lieferzeit | 3 Tage | (Lieferant) |
| Verbrauch während Lieferzeit | 60 Stück | 20 × 3 |
| Sicherheitsbestand | 20 Stück | 60 ÷ 3 |
| Meldebestand | 80 Stück | (20 × 3) + 20 |
Ergebnis: Bei 80 Stück im Lager muss nachbestellt werden. Der aktuelle Bestand von 300 Stück reicht noch 15 Arbeitstage.
Die 5 häufigsten Fehler vermeiden
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| Verbrauch schätzen statt messen | Falsche Bestellmengen | Mindestens 3 Monate echte Daten sammeln |
| Schwankungen ignorieren | Engpässe in Hochphasen | Saisonale Anpassung der Werte |
| Zu großer Sicherheitspuffer | Kapital unnötig gebunden | Mit Faustformel (⅓) starten, dann optimieren |
| Lieferzeit unterschätzen | Material fehlt trotz Bestellung | Echte Lieferzeit dokumentieren, Puffer einplanen |
| Einmal berechnen, nie anpassen | Werte veralten | Quartalsweise Review |
Von Excel zur automatischen Bestellung
Laut einer ZDH/Bitkom-Studie nutzen nur 12 Prozent der Handwerksbetriebe Trackingsysteme für Maschinen oder Betriebsmittel. Eine Handelskraft-Studie zeigt: 70 Prozent nutzen keine Branchensoftware für die Beschaffung.
Einstieg: Excel-Tabelle
Für 20-50 Artikel reicht eine einfache Tabelle:
- Artikelname
- Aktueller Bestand
- Tagesverbrauch
- Meldebestand
- Lagerreichweite (berechnet)
Fortgeschritten: Lagerverwaltungssoftware
Ab 50+ Artikeln wird Software effizienter:
- Automatische Bestandsüberwachung
- Meldebestandswarnung per E-Mail oder Push
- Automatische Nachbestellung bei definierten Schwellwerten
- Verbrauchshistorie und Trends
In 4 Schritten zum systematischen Verbrauchsmanagement
Schritt 1: Top-10 identifizieren
Welche 10 Artikel verbrauchst du am häufigsten? Starte mit diesen.
Schritt 2: Einen Monat dokumentieren
Führe für diese Artikel eine einfache Strichliste oder Excel-Tabelle:
- Datum
- Entnahme
- Neuer Bestand
Schritt 3: Kennzahlen berechnen
Nach einem Monat hast du Daten für:
- Tagesverbrauch
- Lagerreichweite
- Meldebestand
Schritt 4: System etablieren
Entscheide dich für eine Methode:
- Manuell: Wöchentlicher Check der Top-10
- Semi-automatisch: Excel mit Warnfarben bei Unterschreitung
- Automatisch: Lagersoftware mit automatischer Bestellung
Fazit: Die eine Zahl, die alles verändert
Der Tagesverbrauch ist der Ausgangspunkt für jede professionelle Lagerhaltung. Mit dieser einen Kennzahl berechnest du:
- ✅ Wie lange dein Bestand reicht
- ✅ Wann du nachbestellen musst
- ✅ Wie viel Sicherheitspuffer du brauchst
Starte diese Woche: Wähle 5 kritische Artikel aus und dokumentiere den Verbrauch. Nach einem Monat hast du die Datenbasis für bessere Bestellentscheidungen.
Mehr zum Thema Lagerverwaltung findest du in unserem Leitfaden zur Min-Max-Lagerverwaltung.
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