Lagerbestand automatisch prüfen und nachbestellen lassen

In Gesprächen mit Handwerksmeistern höre ich fast immer von einer weit verbreiteten Routine: Freitags geht der Chef mit Klemmbrett durchs Lager, notiert, was knapp ist, setzt sich an den Rechner und bestellt in den Onlineshops Nachschub. Mit etwas Glück liegt die Ware dann am Montag oder Dienstag im Betrieb. Trotzdem fehlt regelmäßig Material. Warum? Weil zwischen zwei Freitagen im Lager viel passiert und der Chef nicht über Entnahmen informiert wird. Erst kürzlich sagte ein Kunde: "Meine Jungs haben zu Beginn der Woche den kompletten Bestand an Gira Unterputz-Wipptaster für eine Baustelle verbraucht und nichts gesagt. Aufgefallen ist mir die Lücke erst beim Rundgang am Freitag. Gebraucht wurde der Wippschalter aber schon am Donnerstag." Tja. Mies gelaufen.

Genau hier setzt die automatische Nachbestellung an. Der Auslöser ist die Entnahme selbst: Sobald jemand die Wippschalter aus dem Bestand bucht, geht die Nachbestellung noch am selben Tag raus, statt erst nach dem Freitagsrundgang. Die eine Bedingung dafür: Bestandsführung. Entnahmen müssen gebucht werden, damit der Bestand stimmt. Egal ob per Scan oder kurzem Eintrag. Ohne das geht es nicht. Denn wenn Material am System vorbeigeschleust wird, ist auch die beste Regel blind.

Was bedeutet eigentlich seinen Lagerbestand automatisch nachbestellen zu lassen?

Damit der Meister am Freitag nicht mehr seinen Rundgang machen muss, überwacht eine Software den Bestand jedes Artikels laufend und löst die Bestellungen autonom aus, sobald ein vorher festgelegter Bestandswert erreicht ist. Die Regel wird einmal hinterlegt, danach wendet das System sie jeden Tag ohne erneute Prüfung an.

Ohne System geht dafür jemand durchs Lager, zählt oder schätzt den Bestand, und entscheidet dann, ob und was bestellt wird. Das funktioniert, solange wenige Artikel im Lager liegen und niemand krank, im Urlaub oder im Stress ist. Bei wachsender Artikelzahl macht die hinterlegte Regel den Unterschied: Jeder Artikel wird geprüft, unabhängig davon, wer gerade Zeit für Lagerthemen hat.

Dieser Bestandswert ist der Meldebestand. Er liegt so hoch, dass der Rest im Regal die Lieferzeit überbrückt. Darunter sitzt der Mindestbestand als Puffer für den Fall, dass der Lieferant länger braucht als gedacht.

Wie läuft die automatische Nachbestellung Schritt für Schritt ab?

Der Ablauf ist im Kern überall gleich, egal ob eine einfache Lagerverwaltungssoftware oder ein komplettes ERP-System dahintersteht.

1. Meldebestand erreicht. Der Lagerbestand eines Artikels fällt auf oder unter den hinterlegten Meldebestand. Das System erkennt das beim nächsten Bestandsabgleich.
2. Bestellung erzeugt. Das System erzeugt die Bestellung mit Artikel, Menge und hinterlegtem Standardlieferant. Die Menge ergibt sich je nach Einstellung aus einer festen Bestellmenge, dem Auffüllen bis zu einem Zielbestand oder der nächsten vollen Verpackungseinheit, meist auf Basis der zuletzt genutzten Konditionen. Bei voller Automatik läuft die Bestellung direkt weiter; optional wartet sie hier als Vorschlag auf eine kurze Freigabe, etwa bei teuren Positionen oder einem neuen Lieferanten.
3. Übermittlung an den Lieferanten. Die Bestellung geht raus, per E-Mail, EDI-Schnittstelle oder Lieferantenportal, je nachdem, was angebunden ist.
4. Bestätigung. Der Lieferant bestätigt Menge, Preis und Liefertermin per AB. Weicht das ab, braucht es an dieser Stelle wieder einen manuellen Blick.
5. Wareneingang. Die Ware kommt an, wird gegen die Bestellung geprüft und im System verbucht. Der Lagerbestand steigt wieder, der Kreislauf schließt sich.

Der eigentliche Automatisierungsgewinn liegt zwischen Schritt 1 und Schritt 3. Bei der manuellen Variante geht dort am meisten Zeit verloren, und dort wird am ehesten vergessen, überhaupt zu bestellen = Fehlteile sind die Folge.

Wie weit das System bei der Freigabe allein geht, lässt sich in der Regel einstellen. Drei Ausprägungen sind üblich:

1. Die Software meldet nur, dass der Meldebestand erreicht ist, und überlässt den Rest dem Einkauf.
2. Oder sie legt einen fertigen Bestellvorschlag vor, der auf einen Klick bestätigt wird.
3. Oder sie schickt die Bestellung ohne Zwischenschritt direkt an den Standardlieferanten. Günstige Verbrauchsartikel laufen dabei meist voll automatisch, während teure oder selten bestellte Positionen beim Vorschlag mit Freigabe bleiben.

Zwei Stellen im Ablauf brauchen trotzdem weiterhin einen menschlichen Blick.

1. Erstens die Bestätigung: Weicht der Lieferant bei Preis, Menge oder Termin vom Vorschlag ab, etwa weil ein Artikel kurzfristig nicht lieferbar ist, muss jemand entscheiden, ob die Bestellung so akzeptiert, angepasst oder bei einem Alternativlieferanten platziert wird. In der Regel kannst du das aber skippen, weil günstige Standardartikel wie z.B. Normteile sofort lieferbar sein sollten.
2. Zweitens der Wareneingang bei Teillieferungen: Kommt nur ein Teil der bestellten Menge an, bleibt die Bestellung offen, bis der Rest geliefert wurde oder die Restmenge bewusst storniert wird.

Beides sind Stellen, an denen reine Automatisierung ohne Kontrolle zu falschen Bestandszahlen führt.

Regelbasiert oder KI-gestützt: Welche Automatisierungsstufe passt?

Zwei Stufen haben sich in der Praxis durchgesetzt, und sie schließen sich nicht gegenseitig aus.

1. Regelbasiert (Schwellenwert): Der Meldebestand ist fix hinterlegt, meist aus Tagesverbrauch, Lieferzeit und Sicherheitspuffer berechnet. Sinkt der Bestand darunter, greift die Regel, unabhängig von Saison, Trend oder Sonderaktion. Manche Systeme führen diesen Schwellenwert als Min/Max-Wert: Der Min-Wert löst die Bestellung aus, der Max-Wert legt fest, bis zu welchem Zielbestand aufgefüllt wird. Das deckt den Großteil der Fälle in kleinen und mittleren Betrieben ab: stabile Artikel, überschaubare Sortimente, Verbrauchsmuster, die sich über Wochen kaum ändern. Vorteil: Du brauchst kein BWL-Studium, weil es einfach und leicht verständlich ist.
2. Bedarfsprognosebasiert: Größere Betriebe mit stark schwankender Nachfrage, mehreren Standorten oder saisonalen Spitzen setzen zusätzlich auf Prognosemodelle. Diese beziehen historische Verbrauchsdaten, Trends und teils externe Faktoren ein und justieren den Meldebestand laufend nach, statt ihn starr zu halten. Das ist rechenintensiver, braucht mehr Datenhistorie und lohnt sich erst ab einer gewissen Artikel- und Standortzahl. Kleine Unternehmen sollten hier nicht overengineeren.

Ich finde, dass für die meisten Kleinbetriebe die regelbasierte Stufe völlig ausreicht, weil sich Verbrauch und Lieferzeiten selten so stark verschieben, dass eine Prognose einen spürbaren Vorteil bringt. Wo Verbrauch stark schwankt oder viele Standorte beliefert werden, zahlt sich der Aufwand für die Prognose dagegen aus.

Aber es gibt auch Betriebe, welche in der Praxis einen Mischbetrieb fahren: Der Großteil des Sortiments läuft regelbasiert, während einzelne Projektartikel, Saisonartikel oder Aktionsware manuell aus der Automatik herausgenommen und separat geplant werden. So bleibt der Aufwand für die Ausnahmen klein, während der Rest des Lagers zuverlässig durchläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Nachbestellung?

Eine Bestellung ist die Erstbeschaffung: Ein Artikel wird zum ersten Mal angeschafft, meist weil ein neues Projekt, ein neuer Kunde oder ein neues Produkt das erfordert. Es gibt noch keinen Bestand, keine Verbrauchshistorie und keinen hinterlegten Meldebestand.

Eine Nachbestellung setzt voraus, dass der Artikel bereits geführt wird. Er hat eine Verbrauchshistorie, einen Lagerplatz und im Idealfall einen Meldebestand, der genau festlegt, wann die nächste Bestellung fällig ist.

Nimmt ein Betrieb eine neue Schraubengröße für ein Projekt ins Sortiment auf, ist das die Bestellung. Sobald der Bestand dieser Schraube danach immer wieder auf/unter den Meldebestand fällt und automatisch nachgeordert wird, ist das die Nachbestellung.

Automatisierung setzt an dieser zweiten Situation an: Sie greift nur, wenn ein Artikel bereits im System geführt wird und die Schwellenwerte hinterlegt sind. Für die Erstbeschaffung eines neuen Artikels braucht es weiterhin eine bewusste Entscheidung, wie viel Menge, welcher Lieferant und zu welchem Preis eingekauft.

Automatische Lagerauffüllung oder automatische Nachbestellung: wo liegt der Unterschied?

Der Begriff "automatische Lagerauffüllung" wird in einem anderen Kontext verwendet. Gemeint ist dann oft die physische Automatisierung im Hochregallager, Regalbediengeräte, fahrerlose Transportsysteme oder automatisierte Kommissionierung, die Ware innerhalb eines Lagers bewegen. Das ist ein Thema für Logistikzentren mit entsprechender Lagertechnik.

Automatische Nachbestellung, wie sie in diesem Artikel gemeint ist, betrifft die vorgelagerte Frage: Wann und wie wird überhaupt neue Ware beim Lieferanten bestellt? Das ist ein softwaregetriggerter Prozess am Bestand, unabhängig davon, ob das Lager aus einem einzelnen Regal oder aus mehreren Hallen besteht.

Für wen lohnt sich automatische Nachbestellung?

Automatische Nachbestellung lohnt sich für jeden Betrieb, der Artikel wiederkehrend verbraucht und aktuell auf Zuruf, Bauchgefühl oder Excel-Listen setzt.

Das betrifft vor allem Kleinbetriebe ohne eigene Einkaufsabteilung: Ein einfacher Meldebestand-Trigger pro Artikel reicht meist aus, weil das Sortiment überschaubar bleibt und sich Verbrauch sowie Lieferzeiten selten stark ändern. Besonders bei C-Teilen und Verbrauchsmaterial, Schrauben, Kleinteilen, Verbrauchsgütern, zahlt sich das aus, weil der Wert pro Artikel niedrig, der Aufwand fürs manuelle Nachbestellen hoch ist und im Betrieb wenig Leute übrig sind, die sich drum kümmern. Oftmals bestellt der Chef; die teuerste Kraft im Laden. Das muss echt nicht sein.

Am anderen Ende der Skala stehen Hersteller und Händler mit eigener Einkaufsabteilung, Kanban-Lagern und angebundenem ERP-System. Dort trägt die Beschaffungsstrategie weiterhin die Entscheidungen, Automatisierung setzt sie um: Mehrere Lieferanten, Rahmenverträge, Mengenstaffeln und interne Freigabeprozesse verlangen eine Software, die diese Komplexität abbildet.

Weniger sinnvoll ist die Automatisierung, wenn Artikel nur einmalig oder projektbezogen beschafft werden, wenn Lieferanten ständig wechseln, oder wenn die Bestandsdaten selbst nicht stimmen. Eine automatische Regel, die auf falschen Zahlen aufsetzt, bestellt zuverlässig am Bedarf vorbei. Sauberer Bestand ist die Voraussetzung der Automatisierung.

Kurz gegenübergestellt:

Bevor die erste Regel scharf geschaltet wird, lohnt sich ein kurzer Realitätscheck:

1. Stimmen die Bestandszahlen im System mit dem tatsächlichen Regal überein?
2. Ist für jeden relevanten Artikel ein Standardlieferant mit aktuellen Konditionen hinterlegt?
3. Und ist der Meldebestand für die Artikel mit dem höchsten Verbrauch überhaupt schon berechnet?

Wo eine dieser drei Fragen mit Nein beantwortet wird, bringt die Automatisierung zuerst falsche statt weniger Bestellungen. Deshalb starten die meisten Betriebe mit den zehn bis zwanzig Artikeln, die am häufigsten nachbestellt werden, testen dort die Bestellvorschläge einige Wochen mit manueller Freigabe, und weiten die Automatik erst danach auf den Rest des Sortiments aus.

Woran erkenne ich eine Software, die automatisch nachbestellen kann?

Fast jede Lagersoftware wirbt inzwischen mit Automatisierung. Ob der Ablauf aus diesem Artikel wirklich durchläuft, entscheidet sich an sechs Punkten:

1. Meldebestand je Artikel hinterlegbar. Ohne artikelgenauen Schwellenwert gibt es keinen Auslöser, nur eine Bestandsanzeige.
2. Entnahme mobil buchbar. Per Scan oder kurzem Eintrag direkt am Regal. Wird die Entnahme erst abends am Rechner nachgetragen, hinkt der Auslöser dem echten Bestand hinterher.
3. Standardlieferant je Artikel mit aktuellen Konditionen. Sonst entsteht zwar ein Bedarf, aber keine fertige Bestellung.
4. Freigabestufe einstellbar. Meldung, Bestellvorschlag oder Direktversand, idealerweise pro Artikel unterschiedlich: günstige Verbrauchsartikel voll automatisch, teure Positionen mit Freigabe.
5. Teillieferung und offene Restmenge abbildbar. Kommt nur die Hälfte an, muss die Bestellung offen bleiben, sonst laufen die Bestandszahlen auseinander.
6. Funktioniert ohne ERP. Für den beschriebenen Ablauf reichen aktuelle Bestandsdaten und ein Meldebestand. Wer kein ERP betreibt, braucht auch keines dafür.

Wer die sechs Punkte als Fragen an einen Anbieter stellt, merkt schnell, ob nur eine Bestandswarnung gemeint ist oder tatsächlich eine Bestellung entsteht.

Was kostet automatische Nachbestellung im Monat?

Für Kleinbetriebe starten Systeme mit automatischer Nachbestellung typischerweise bei rund 50 Euro im Monat. Mit wachsendem Sortiment und mehreren Standorten wird es dreistellig, für sehr kleine Bestände gibt es kostenlose Einstiegstarife. Deutlich darüber liegen ERP-Pakete, die Einkauf, Buchhaltung und Produktion mitbringen, also Funktionsumfang, der für reine Nachbestellung nicht gebraucht wird.

Womit gerechnet wird, unterscheidet sich: Manche Anbieter rechnen pro Nutzer, andere nach der Zahl der geführten Artikel, manche kombinieren beides. Für einen Betrieb, in dem zehn Kollegen Material entnehmen, aber nur dreihundert Artikel geführt werden, entscheidet das über den Tarif und skalierende Kosten, bei gleichem Funktionsumfang.

In eigener Sache: in unserem repleno ist genau dieser Ablauf als automatische Nachbestellung hinterlegt: vom Meldebestand über den Bestellvorschlag bis zum Wareneingang, wahlweise mit oder ohne manuelle Freigabe pro Bestellung.