Lagerbestand automatisch prüfen und nachbestellen lassen

In Gesprächen mit Handwerksmeistern höre ich fast immer dieselbe Routine: Freitags geht der Chef mit Klemmbrett durchs Lager, notiert, was knapp ist, setzt sich an den Rechner und bestellt in den Onlineshops Nachschub. Mit etwas Glück liegt die Ware Montag oder Dienstag im Betrieb. Trotzdem fehlt regelmäßig Material, weil zwischen zwei Freitagen nur der Zuruf der Kollegen bleibt, und der bleibt oft aus. Erst kürzlich sagte ein Kunde: Meine Jungs haben zu Beginn der Woche den kompletten Bestand an Gira Unterputz-Wipptaster für eine Baustelle verbraucht und nichts gesagt. Aufgefallen ist die Lücke erst beim Rundgang am Freitag. Gebraucht wurde der Wippschalter aber schon am Donnerstag. Tja. Mies gelaufen.

Genau hier setzt automatische Nachbestellung in einem bestandsgeführten Lager an. Der Auslöser ist dann die Entnahme selbst: Sobald jemand die Wippschalter benötigt, wird er aus aus dem Bestand gebucht. Fällt der Wert im System auf den Meldebestand, geht die Nachbestellung noch am selben Tag raus, statt erst nach dem Freitagsrundgang. Die eine Bedingung dafür: Die Entnahme muss gebucht werden, per Scan oder kurzem Eintrag. Wer Material am System vorbeischleust macht auch die beste Regel blind.

In diesem Artikel zeigen wir euch den kompletten Ablauf, vom Auslöser bis zum Wareneingang, welche Automatisierungsstufen in modernen Systemen es gibt, wo automatische Lagerauffüllung etwas anderes meint, und für wen sich der Aufwand überhaupt lohnt. Let's go!

Was bedeutet eigentlich seinen Lagerbestand automatisch nachbestellen zu lassen?

Der Unterschied zur manuellen Nachbestellung liegt im Auslöser. Bei der manuellen Variante geht jemand durchs Lager, zählt oder schätzt den Bestand, und entscheidet dann per Zuruf oder Excel-Eintrag, ob bestellt wird. Das funktioniert, solange wenige Artikel im Spiel sind und niemand krank, im Urlaub oder im Stress ist.

Automatisiert läuft das anders: Eine Software überwacht den Bestand jedes Artikels laufend und löst die Bestellung selbst aus, sobald ein vorher festgelegter Wert erreicht ist. Die Regel wird einmal festgelegt, danach wendet das System sie jeden Tag ohne erneute Prüfung an. Bei wachsender Artikelzahl macht genau das den Unterschied: Jeder Artikel wird geprüft, unabhängig davon, wer gerade Zeit für Lagerthemen hat. Wie sich Automatisierung im Handwerksbetrieb insgesamt einordnet, zeigt der Guide zur automatischen Bestellung im Handwerk.

Ausgelöst wird die Bestellung vom Meldebestand, sobald der Bestand ihn erreicht. Der Mindestbestand liegt darunter und bleibt als Sicherheitspuffer im Hintergrund, siehe die Formel-Übersicht dazu. Wie sich der Meldebestand berechnen lässt, steht in der Formel-Anleitung dazu; hier geht es um das, was passiert, nachdem der Wert erreicht ist.

Wie läuft die automatische Nachbestellung Schritt für Schritt ab?

Der Ablauf ist im Kern überall gleich, egal ob eine einfache Lagerverwaltungssoftware oder ein komplettes ERP-System dahintersteht.

Der eigentliche Automatisierungsgewinn liegt zwischen Schritt 1 und Schritt 3. Bei der manuellen Variante geht dort am meisten Zeit verloren, und dort wird am ehesten vergessen, überhaupt zu bestellen.

Wie weit das System bei der Freigabe allein geht, lässt sich in der Regel einstellen. Drei Ausprägungen sind üblich:

1. Die Software meldet nur, dass der Meldebestand erreicht ist, und überlässt den Rest dem Einkauf.
2. Oder sie legt einen fertigen Bestellvorschlag vor, der auf einen Klick bestätigt wird.
3. Oder sie schickt die Bestellung ohne Zwischenschritt direkt an den Standardlieferanten. Günstige Verbrauchsartikel laufen dabei meist voll automatisch, während teure oder selten bestellte Positionen beim Vorschlag mit Freigabe bleiben.

Zwei Stellen im Ablauf brauchen trotzdem weiterhin einen menschlichen Blick.

1. Erstens die Bestätigung: Weicht der Lieferant bei Preis, Menge oder Termin vom Vorschlag ab, etwa weil ein Artikel kurzfristig nicht lieferbar ist, muss jemand entscheiden, ob die Bestellung so akzeptiert, angepasst oder bei einem Alternativlieferanten platziert wird. In der Regel kann man das aber skippen, weil Normteile sofort lieferbar sein sollten.
2. Zweitens der Wareneingang bei Teillieferungen: Kommt nur ein Teil der bestellten Menge an, bleibt die Bestellung offen, bis der Rest geliefert wurde oder die Restmenge bewusst storniert wird. Beides sind Stellen, an denen reine Automatisierung ohne Kontrolle zu falschen Bestandszahlen führt.

Regelbasiert oder KI-gestützt: Welche Automatisierungsstufe passt?

Zwei Stufen haben sich in der Praxis durchgesetzt, und sie schließen sich nicht gegenseitig aus.

Regelbasiert (Schwellenwert): Der Meldebestand ist fix hinterlegt, meist aus Tagesverbrauch, Lieferzeit und Sicherheitspuffer berechnet. Sinkt der Bestand darunter, greift die Regel, unabhängig von Saison, Trend oder Sonderaktion. Manche Systeme führen diesen Schwellenwert als Min/Max-Wert: Der Min-Wert löst die Bestellung aus, der Max-Wert legt fest, bis zu welchem Zielbestand aufgefüllt wird. Das deckt den Großteil der Fälle in kleinen und mittleren Betrieben ab: stabile Artikel, überschaubare Sortimente, Verbrauchsmuster, die sich über Wochen kaum ändern. Vorteil: einfach und leicht verständlich.

Bedarfsprognosebasiert: Größere Betriebe mit stark schwankender Nachfrage, mehreren Standorten oder saisonalen Spitzen setzen zusätzlich auf Prognosemodelle. Diese beziehen historische Verbrauchsdaten, Trends und teils externe Faktoren ein und justieren den Meldebestand laufend nach, statt ihn starr zu halten. Das ist rechenintensiver, braucht mehr Datenhistorie und lohnt sich erst ab einer gewissen Artikel- und Standortzahl. Kleine Unternehmen sollten hier nicht overengineeren.

Für die meisten Kleinbetriebe reicht die regelbasierte Stufe völlig aus, weil sich Verbrauch und Lieferzeiten selten so stark verschieben, dass eine Prognose einen spürbaren Vorteil bringt. Wo Verbrauch stark schwankt oder viele Standorte beliefert werden, zahlt sich der Aufwand für die Prognose dagegen aus.

Viele Betriebe fahren in der Praxis einen Mischbetrieb: Der Großteil des Sortiments läuft regelbasiert, während einzelne Projektartikel, Saisonartikel oder Aktionsware manuell aus der Automatik herausgenommen und separat geplant werden. So bleibt der Aufwand für die Ausnahmen klein, während der Rest des Lagers zuverlässig durchläuft.

Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Nachbestellung?

Eine Bestellung ist die Erstbeschaffung: Ein Artikel wird zum ersten Mal angeschafft, meist weil ein neues Projekt, ein neuer Kunde oder ein neues Produkt das erfordert. Es gibt noch keinen Bestand, keine Verbrauchshistorie und keinen hinterlegten Meldebestand.

Eine Nachbestellung setzt voraus, dass der Artikel bereits geführt wird. Er hat eine Verbrauchshistorie, einen Lagerplatz und im Idealfall einen Meldebestand, der genau festlegt, wann die nächste Bestellung fällig ist. Nimmt ein Betrieb eine neue Schraubengröße für ein Projekt ins Sortiment auf, ist das die Bestellung. Sobald der Bestand dieser Schraube danach immer wieder unter den Meldebestand fällt und automatisch nachgeordert wird, ist das die Nachbestellung.

Automatisierung setzt an dieser zweiten Situation an: Sie greift nur, wenn ein Artikel bereits im System geführt wird und die Schwellenwerte hinterlegt sind. Für die Erstbeschaffung eines neuen Artikels braucht es weiterhin eine bewusste Entscheidung, wie viel Menge, welcher Lieferant und zu welchem Preis eingekauft.

Automatische Lagerauffüllung oder automatische Nachbestellung: wo liegt der Unterschied?

Der Begriff "automatische Lagerauffüllung" taucht im Web meist in einem anderen Kontext auf: Gemeint ist dann oft die physische Automatisierung im Hochregallager, Regalbediengeräte, fahrerlose Transportsysteme oder automatisierte Kommissionierung, die Ware innerhalb eines Lagers bewegen. Das ist ein Thema für Logistikzentren mit entsprechender Lagertechnik.

Automatische Nachbestellung, wie sie in diesem Artikel gemeint ist, betrifft die vorgelagerte Frage: Wann und wie wird überhaupt neue Ware beim Lieferanten bestellt? Das ist ein softwaregetriggerter Prozess, unabhängig davon, ob das Lager aus einem einzelnen Regal oder aus mehreren Hallen besteht.

Für wen lohnt sich automatische Nachbestellung?

Automatische Nachbestellung lohnt sich für jeden Betrieb, der Artikel wiederkehrend verbraucht und aktuell auf Zuruf, Bauchgefühl oder Excel-Listen setzt. Das betrifft vor allem Kleinbetriebe ohne eigene Einkaufsabteilung: Ein einfacher Meldebestand-Trigger pro Artikel reicht meist aus, weil das Sortiment überschaubar bleibt und sich Verbrauch sowie Lieferzeiten selten stark ändern. Besonders bei C-Teilen und Verbrauchsmaterial, Schrauben, Kleinteilen, Verbrauchsgütern, zahlt sich das aus, weil der Wert pro Artikel niedrig, der Aufwand fürs manuelle Nachbestellen hoch ist und die humanressourchen im Unternehmen begrenzt sind. Oftmals bestellt der Chef; die teuerste Kraft im Laden.

Am anderen Ende der Skala stehen Hersteller und Händler mit eigener Einkaufsabteilung, Kanban-Lagern und angebundenem ERP-System. Dort trägt die Beschaffungsstrategie weiterhin die Entscheidungen, Automatisierung setzt sie um: Mehrere Lieferanten, Rahmenverträge, Mengenstaffeln und interne Freigabeprozesse verlangen eine Software, die diese Komplexität abbildet.

Weniger sinnvoll ist die Automatisierung, wenn Artikel nur einmalig oder projektbezogen beschafft werden, wenn Lieferanten ständig wechseln, oder wenn die Bestandsdaten selbst nicht stimmen. Eine automatische Regel, die auf falschen Zahlen aufsetzt, bestellt zuverlässig am Bedarf vorbei. Sauberer Bestand ist die Voraussetzung der Automatisierung.

Bevor die erste Regel scharf geschaltet wird, lohnt sich ein kurzer Realitätscheck:

1. Stimmen die Bestandszahlen im System mit dem tatsächlichen Regal überein?
2. Ist für jeden relevanten Artikel ein Standardlieferant mit aktuellen Konditionen hinterlegt?
3. Und ist der Meldebestand für die Artikel mit dem höchsten Verbrauch überhaupt schon berechnet?

Wo eine dieser drei Fragen mit Nein beantwortet wird, bringt die Automatisierung zuerst falsche statt weniger Bestellungen. Deshalb starten die meisten Betriebe mit den zehn bis zwanzig Artikeln, die am häufigsten nachbestellt werden, testen dort die Bestellvorschläge einige Wochen mit manueller Freigabe, und weiten die Automatik erst danach auf den Rest des Sortiments aus.

Der gesamte Ablauf, vom Meldebestand bis zum Wareneingang, lässt sich mit einer Lagerverwaltungssoftware als automatische Nachbestellung hinterlegen, wahlweise mit oder ohne manuelle Freigabe pro Bestellung.

Wie das gesamte Bestellpunktverfahren als Konzept in der Logistik definiert ist, beschreibt der Wikipedia-Artikel zum Bestellpunktsystem. Wie sich Lagerhaltung als Fachbegriff insgesamt einordnet, zeigt der Wikipedia-Artikel zur Lagerhaltung.