Was eine Stückliste ist, welche vier Typen es gibt und wo Excel an seine Grenzen stößt. Mit Praxisbeispiel, Vorlage zum Download und Vergleich Excel vs. Software.
TL;DR
Stückliste (BOM) = alle Teile + Mengen für ein Produkt oder einen Auftrag. 4 Typen, ein Ziel.
Eine Stückliste (englisch: Bill of Materials, kurz BOM) ist eine vollständige Aufstellung aller Materialien, Teile und Mengen, die für die Herstellung eines Produkts oder die Durchführung eines Auftrags benötigt werden.
Stücklisten werden überall dort eingesetzt, wo Aufträge reproduzierbar sein müssen und mehrere Personen mit denselben Materialdaten arbeiten, in der Industrie, im produzierenden Gewerbe und in kleineren Betrieben mit wiederkehrenden Standardaufträgen.
Vier Grundformen prägen die Praxis:
Die Mengenstückliste ist die einfachste Form. Sie listet alle Teile unsortiert mit ihrer Gesamtmenge auf, ohne Hierarchie, ohne Baugruppen.
Wann sinnvoll: Für standardisierte Abläufe mit überschaubarer Teilezahl, bei denen die Reihenfolge keine Rolle spielt und schnelles Einkaufen im Vordergrund steht.
Beispiel: Installation eines Waschtisches. Die Mengenstückliste enthält: 1× Waschtisch, 1× Armatur, 1× Ablaufgarnitur, 2× Eckventil, 2× Flexschlauch. Kein Mehr, kein Weniger.
Der Nachteil: Sobald ein Auftrag aus mehreren Baugruppen besteht oder Teilelisten wiederverwendet werden sollen, stößt die unsortierte Liste schnell an ihre Grenzen.
Die Strukturstückliste bildet Baugruppen und Fertigungsstufen ab. Teile werden hierarchisch nach ihrer Einbaureihenfolge oder Baugruppen-Zugehörigkeit geordnet.
Wann sinnvoll: Wenn ein Auftrag aus mehreren Unterbaugruppen besteht und die Reihenfolge oder Zuständigkeit bei der Materialvorbereitung eine Rolle spielt.
Beispiel: Ein Schaltschrank-Auftrag enthält die Baugruppen „Hutschiene mit Sicherungen", „Klemmenblock" und „Kabelkanal". Jede Baugruppe hat ihre eigene Teilliste. Die Strukturstückliste zeigt, welche Teile zu welcher Einheit gehören.
Eine Baukastenstückliste führt jede Baugruppe als eigenständige, separat gespeicherte Liste. Wenn ein Auftrag aus mehreren Baugruppen besteht, werden die einzelnen Listen kombiniert, nicht zu einer Gesamtliste zusammengefasst.
Das Baukastenprinzip: Statt eine große Gesamtliste pro Auftrag zu pflegen, verwaltest du wiederverwendbare Baustein-Listen. Ein SHK-Betrieb könnte z. B. separate Baukastenstücklisten für „Heizkreisverteiler", „Rohrinstallation" und „Regelungstechnik" führen. Ändert sich eine Baugruppe, etwa ein Bauteil wird vom Lieferanten ersetzt, aktualisierst du nur diese eine Baukasten-Liste. Alle Aufträge, die diese Baugruppe verwenden, profitieren automatisch.
Vorteil gegenüber Mengen- und Strukturstückliste: Änderungen müssen nur einmal gepflegt werden. Keine doppelten Einträge, kein Risiko veralteter Teilelisten in einzelnen Aufträgen.
Typischer Einsatz: Bei wiederkehrenden Baugruppen, die in verschiedenen Auftragstypen vorkommen. Relevant im Maschinen- und Anlagenbau, aber auch in Betrieben mit standardisierten Installations-Paketen oder Serienfertigung.
Abgrenzung zur Strukturstückliste: Die Strukturstückliste zeigt die Baugruppen-Hierarchie eines einzelnen Auftrags. Die Baukastenstückliste ist modular, jede Baugruppe lebt als eigenständige Liste und wird auftragsübergreifend wiederverwendet.
Die Variantenstückliste fasst mehrere Produktvarianten in einer einzigen Liste zusammen. In einer Grundspalte steht die Standardausstattung, weitere Spalten beschreiben die Abweichungen pro Variante.
Wann sinnvoll: Wenn dasselbe Produkt in verschiedenen Ausführungen gefertigt wird, z. B. ein Schrank in drei Größen oder eine Anlage in zwei Ausbaustufen. Bei Einzelauftrag oder geringer Variantenvielfalt lohnt der Aufwand selten.
Die DIN 6771 definierte bis 2007 den formalen Aufbau von Stücklisten in Deutschland. Sie wurde durch die EN ISO 7200 ersetzt, die international gilt und Felder wie Ersteller, Ausgabedatum und Dokumentenart verpflichtend macht.
In der Praxis werden diese Normen selten formell angewendet. Die Pflichtfelder (Position, Menge, Benennung, Sachnummer, Einheit) sind aber eine sinnvolle Orientierung für jeden Betrieb, der Stücklisten nachvollziehbar aufbauen will.
| Begriff | Was es ist | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Stückliste (BOM) | Alle Teile + Mengen für ein Produkt oder einen Auftrag | Wiederkehrende Aufträge, Sonderanfertigungen |
| Materialliste | Einfache Einkaufsliste ohne Struktur | Einmalige Projekte, Ad-hoc-Einkäufe |
| Bestellliste | Was nachbestellt werden muss (basierend auf Bestand) | Laufende Lagernachfüllung |
Unabhängig vom Typ gilt: Eine Stückliste ist nur dann im Alltag nützlich, wenn die Einträge eindeutig, verständlich und pflegbar sind.
| Information | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Artikelbezeichnung | Verhindert Missverständnisse bei ähnlich benannten Teilen |
| Menge | Legt fest, wie viel Material pro Auftrag oder Baugruppe benötigt wird |
| Einheit | Vermeidet Fehler zwischen Stück, Meter, Satz oder Verpackungseinheit |
| Artikelnummer oder interne Referenz | Erleichtert Einkauf, Nachbestellung und Zuordnung im System |
| Optional: Lagerort oder Bereitstellungsort | Verkürzt Suchzeiten und vereinfacht die Materialvorbereitung |
Das Wissen, welche Teile für einen Auftrag gebraucht werden, ist in vielen Betrieben vorhanden, aber an einzelne Personen gebunden. Solange die erfahrene Person das Material selbst zusammenstellt, funktioniert das. Probleme entstehen, sobald andere diese Aufgabe übernehmen sollen.
Ich beobachte das in Gesprächen mit Betrieben immer wieder: Sobald der Meister nicht dabei ist, kommen falsche Teile auf die Baustelle.
Excel ist als Bestandsführung für die Planungsphase ein gutes Werkzeug. Wer allein arbeitet und Stücklisten als Vorlage für Kalkulationen nutzt, kommt oft mit einer einfachen Tabelle aus. Das ist ein sinnvoller Einstieg.
Excel stößt operativ an drei Grenzen:
Excel „weiß", was du geplant hast, aber nicht, was tatsächlich entnommen, verbraucht oder nachbestellt wurde.
Eine Stückliste allein führt noch keinen Bestand. In der Praxis wird sie meist mit einem zweiten Prozess kombiniert: Materialentnahme, Nachbestellung, Kommissionierung oder Projektvorbereitung. Dafür nutzen Betriebe je nach Größe und Aufwand unterschiedliche Ansätze.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt weniger vom Schlagwort „ERP" ab als von Artikelzahl, Teamgröße, Wiederholrate und gewünschter Aktualität der Bestände.
Für eine Standard-Installation lohnt sich eine Stückliste dann, wenn der Auftrag wiederholt und von verschiedenen Personen vorbereitet wird.
| Pos. | Material | Menge | Einheit |
|---|---|---|---|
| 1 | Waschtisch | 1 | Stk |
| 2 | Waschtischarmatur | 1 | Stk |
| 3 | Ablaufgarnitur | 1 | Stk |
| 4 | Siphon | 1 | Stk |
| 5 | Eckventil | 2 | Stk |
| 6 | Flexschlauch | 2 | Stk |
| 7 | Befestigungssatz Waschtisch | 1 | Set |
| 8 | Silikon Sanitär | 1 | Kartusche |
Einmal angelegt, bei jedem Waschtisch-Auftrag abrufbar. Wer die Liste als Baukastenstückliste führt, kann sie mit anderen Installations-Paketen kombinieren, ohne sie jedes Mal neu zu erstellen.
Je nach Branche und Auftragsart unterscheiden sich Aufbau und Anforderungen:
Als Einstieg haben wir eine druckfertige Stückliste-Vorlage erstellt. Sie enthält die Pflichtfelder aus der Tabelle oben, Platz für 20 Positionen und Kopf-/Fußzeilen für Betrieb, Auftrag und Prüffreigabe. Die Struktur orientiert sich an den Feldern der ISO 7200.
Alle drei Vorlagen sind frei verwendbar. Für die meisten Betriebe sind sie ein guter Ausgangspunkt, bevor man sich für ein digitales System entscheidet.
Wer Stücklisten nicht nur als Planungsdokument, sondern operativ nutzen will, stößt früher oder später auf den Begriff Stücklistenauflösung (englisch: BOM Explosion). Das Prinzip: Du buchst einen Auftrag, das System zieht automatisch alle Teile der hinterlegten Stückliste vom Bestand ab.
Beim Waschtisch-Beispiel: Der Monteur startet den Auftrag. Das System bucht alle 8 Positionen automatisch aus dem Lager aus. Fällt ein Artikel unter den Meldebestand, wird gewarnt oder direkt nachbestellt.
In der Praxis ist die volle Auflösung ein ERP-Feature, das saubere Stammdaten voraussetzt. Der pragmatischere Einstieg für kleinere Betriebe: Stücklisten digital einsehen, Entnahmen per Scan buchen und Meldebestände mit automatischer Warnung nutzen. Die Stücklistenauflösung lohnt sich erst bei hoher Wiederholrate oder Serienfertigung.
Nicht jeder Betrieb braucht sofort ein ERP, nur weil Stücklisten eingesetzt werden. In vielen Fällen reicht zunächst eine sauber gepflegte Stückliste mit klaren Zuständigkeiten.
Ein ERP wird typischerweise dann sinnvoll, wenn:
Für kleinere Betriebe ist oft nicht die Software die größte Hürde, sondern die Datenqualität: Eine unklare oder uneinheitliche Stückliste bleibt auch im besten System fehleranfällig.
Weiterführend: Lagerverwaltung digitalisieren in 5 Schritten.
Eine Stückliste ist eine praktische Arbeitshilfe, kein Industriewerkzeug. Sie schafft Klarheit über Materialbedarf, reduziert Abhängigkeit von Kopfwissen und macht wiederkehrende Abläufe reproduzierbar. Entscheidend ist nicht das System, sondern ob die Stückliste im Alltag gepflegt, verstanden und mit dem tatsächlichen Materialfluss verbunden ist.
repleno Gründer
Christoph arbeitete fünf Jahre als Elektroniker in der Industrie und hat erlebt, wie fehlende Kleinteile Abläufe ausbremsen. Später führte er als Projektmanager bei der P.S. Cooperation GmbH (Böllhoff-Gruppe) digitale Beschaffungsprozesse für wiederkehrende Teile bei Mittelstand und Konzernen ein. Heute baut er repleno, um die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien in kleinen Betrieben weitgehend zu automatisieren.
Sieh schwarz auf weiß, welche Artikel Kapital binden. Ladenhüter erkennen, Überbestände abbauen, Geld freisetzen.
Schluss mit 'Haben wir noch...?' im ganzen Betrieb. Dein Team sieht den Bestand selbst. Keine Rückfragen, keine Unterbrechungen.
