Ein kleiner Elektrobetrieb mit drei Servicewagen fragt im Forum von Mike Holt, einem US-Forum für Elektriker, wie andere den Bestand in ihren Fahrzeugen führen. Ein Elektriker beschreibt den Betrieb, für den er am häufigsten arbeitet: Dort liege alles irgendwo im Wagen, und das Teil beim Großhändler neu zu kaufen gehe meist schneller, als es zu finden. Ein anderer zitiert seinen früheren Chef, für den es keinen Unterschied gegeben habe zwischen „nicht da“ und „nicht zu finden“.
Ohne gebuchte Menge pro Wagen weiß niemand, ob sich das Suchen lohnt oder ob das Teil gar nicht an Bord ist. Das gilt für jeden Ort, an dem Material liegt, ob zweite Halle, Filiale oder Transporter. Eine Gesamtzahl zeigt dir, dass 40 Kartuschen im Betrieb liegen. Ob im Transporter, der morgen früh zur Baustelle fährt, noch welche sind, zeigt sie dir nicht.
Wann lohnt sich ein eigener Lagerort?
Ein eigener Lagerort lohnt sich, sobald dein Team wissen muss, wo ein Artikel gerade liegt. Ein Betrieb hat ein Hauptlager und drei Fahrzeuglager. Die Monteure in Fahrzeug B brauchen einen ABB F204B FI-Schutzschalter. Ob Fahrzeug A zufällig einen dabeihat, wissen sie nur, wenn sie bei A anrufen und die Kollegen nachsehen. Mit einem eigenen Bestand je Fahrzeug sehen sie es sofort.
Dasselbe gilt zwischen Standorten. Am Standort A steht eine Anlage still, weil ein Siemens-SINAMICS-Frequenzumrichter defekt ist. Ohne gemeinsame Bestandsübersicht ruft das Team die anderen Standorte nacheinander an, und dort muss jeweils ein Kollege ins Ersatzteillager gehen und nachsehen. So lange steht die Anlage. Sieht jeder die Bestände der anderen, zeigt ein Blick, dass am Standort B einer liegt, und Standort A schickt sofort jemanden los, der ihn abholt. Ein teures Ersatzteil muss dann auch nicht an jedem Standort liegen, weil jeder sieht, was wo liegt.
Diese Übersicht kostet Buchungen. Jede Bewegung zu einem Lagerort und von dort weg muss erfasst werden, sonst zeigt die Übersicht Material, das nicht da ist. Lege deshalb nur dort einen eigenen Lagerort an, wo die Übersicht jemandem den Anruf oder die Fahrt erspart.
Was ist der Unterschied zwischen Lagerort, Lagerplatz und Standort?
- Lagerort: führt eine eigene Menge mit eigenem Meldebestand und Höchstbestand. Beispiele sind das Zentrallager in der Halle, die Werkstatt oder der Transporter mit dem Kennzeichen BI-DG 4532.
- Lagerplatz: die Stelle innerhalb eines Lagerorts, an der ein Artikel liegt, etwa Regal 3, Fach B. Er hilft beim Finden und führt keine eigene Menge. Mit einem festen Schema für die Benennung von Lagerplätzen findet jeder im Team dasselbe Fach.
- Standort: die Betriebsadresse. An den Standort liefert der Lieferant. Ein Betrieb mit Zentrale und Niederlassung hat zwei Standorte, jeder mit eigenen Lagerorten.
Ein Betrieb mit einer Adresse hat also einen Standort, auch wenn er fünf Transporter fährt.
Was gehört in den Transporter?
In den Transporter gehört, was möglichst viele Aufträge komplett macht, nicht einfach das, was am häufigsten verbraucht wird. John Mamer und Stephen Smith bestimmen den Inhalt eines Reparaturkoffers für Serviceeinsätze nach einer Kennzahl: dem Anteil der Einsätze, die sich komplett mit seinem Inhalt erledigen lassen (Management Science, 1982). Ein Einsatz zählt nur, wenn jedes benötigte Teil an Bord ist. Ein häufig gebrauchtes Teil nützt wenig, wenn für denselben Auftrag ein seltenes fehlt.
Für den Transporter lässt sich das ohne Rechenmodell umsetzen:
- Nimm die letzten 50 Aufträge eines Monteurs und notiere für jeden das komplette verbaute Material.
- Zähle, wie viele dieser Aufträge der Wagen mit seinem heutigen Inhalt ohne Fahrt zum Großhändler geschafft hätte.
- Prüfe bei den übrigen, welche Teile gefehlt haben. Teile, die mehrere dieser Aufträge vervollständigen, kommen mit fester Menge in den Wagen.
- Fahrzeuge im selben Gewerk bekommen dieselbe Liste, damit jeder Monteur in jedem Wagen dasselbe findet.
Im Mike-Holt-Thread beschreibt ein Ingenieur zwei Gewohnheiten, die dazu passen: Jedes Teil habe einen festen Platz im Wagen, und der Monteur prüfe morgens, ob alles da sei. Seien die Kisten beschriftet, wie bei jeder Lagerorganisation, dauere das nur wenige Minuten.
Ein Elektriker im selben Thread nennt die Grenze: Kabel lasse sich schlecht buchen, weil niemand meterweise nachfülle, und wer zu viel Zeit in die Buchung von 10-Cent-Teilen stecke, könne am Ende draufzahlen.
Unsere Empfehlung: Buche in Packungen und Ringen statt in Stück und Metern. Den fischer DuoPower 6 x 30 führst du als Packung zu 100 Stück, NYM-J 3 x 1,5 als Ring zu 50 oder 100 Metern. Im Lager wird dann immer die ganze Packung oder der ganze Ring entnommen und per Umlagerung zum Beispiel auf das Fahrzeuglager gebucht. Der Monteur bucht nur ganze Einheiten, und das ist effizient, einfach und schnell.
Wie viel Bestand gehört an welchen Ort?
Die Reserve gegen Lieferverzögerungen hält das Zentrallager. Jeder andere Lagerort bekommt nur so viel, wie er bis zum nächsten Auffüllen verbraucht, plus eine kleine Reserve für ungeplante Einsätze.
In Gary Eppens Modell ist dezentrale Lagerhaltung nie günstiger als ein zentrales Lager (Management Science, 1979). Der Abstand wächst, je unabhängiger der Verbrauch an den einzelnen Orten schwankt. Liegen in drei Transportern je zehn Kartuschen Reserve, sind 30 Kartuschen gekauft, die dem vierten Wagen nicht helfen, wenn er leer ist.
Jeder Lagerort außer dem Zentrallager bekommt deshalb zwei eigene Werte:
- Höchstbestand: der Verbrauch zwischen zwei Auffüllterminen plus eine kleine Reserve für einen ungeplanten Einsatz. Diese Reserve liegt im Wagen, weil der Monteur im Notdienst nicht erst ins Zentrallager fahren kann. Auf diesen Wert wird am festen Auffülltag aufgestockt.
- Meldebestand: die Menge, bei der der Wagen schon vor dem Auffülltag Nachschub braucht, weil ein großer Auftrag mehr verbraucht hat als geplant.
Für das Zentrallager rechnest du mit der Lieferzeit des Lieferanten. Beim Transporter trennst du zwei Zeiträume: Der Höchstbestand deckt die Woche bis zum nächsten Auffülltag. Für den Meldebestand zählt nur die Zeit, bis der Wagen nach einer Meldung beladen werden kann, zum Beispiel bis zum nächsten Morgen.
| Lagerort | Was dort liegt | Rechnet mit | Nachschub aus |
|---|
| Zentrallager | Reserve gegen Lieferverzögerungen | Lieferzeit des Lieferanten | Lieferant |
| Werkstatt | Verbrauch bis zum nächsten Auffülltag | Zeit bis zum Auffüllen | Zentrallager |
| Transporter | Wochenbedarf plus kleine Notdienst-Reserve | Zeit bis zum Beladen nach einer Meldung | Zentrallager |
| Baustellencontainer | Material für ein mehrwöchiges Projekt | Projektlaufzeit | Zentrallager, Rest zurück |
Beispiel
Ein Monteur verbraucht im Schnitt 6 Kartuschen Silikon pro Woche, verteilt auf 5 Arbeitstage. Sein Transporter wird jeden Freitag aus dem Zentrallager aufgefüllt. Nach einer Meldung kann er am nächsten Morgen beladen werden. Für einen ungeplanten Notdienst sind 2 Kartuschen Reserve angesetzt.
=Höchstbestand Transporter = 6 + 2 = 8 Kartuschen, freitags wird auf 8 aufgefüllt. Meldebestand = 6 ÷ 5 Tage × 1 Tag + 2 = 3,2, aufgerundet 4 Kartuschen.
Baustellencontainer: Als eigener Lagerort lohnt er sich bei Projekten, die mehrere Wochen laufen und bei denen mehrere Leute entnehmen. Bei kurzen Aufträgen buchst du das Material direkt als Verbrauch auf den Auftrag. Am Projektende lagerst du den Rest ins Zentrallager um. Was dabei nicht zurückgebucht wird, steht weiter auf dem Container, obwohl es längst wieder im Zentrallager liegt.
Wie buchst du Material zwischen zwei Lagerorten um?
Für eine Umlagerung wählst du Quell-Lagerort, Ziel-Lagerort und Menge. Am Quellort sinkt der Bestand, am Zielort steigt er um dieselbe Menge. Der Gesamtbestand bleibt gleich, und die Bewegung zählt nicht als Verbrauch. Das gilt für das Beladen aus dem Zentrallager genauso wie für Bewegungen zwischen zwei Wagen.
Für Bewegungen zwischen gleichrangigen Orten, etwa von Wagen zu Wagen, unterscheidet die Lagerforschung zwei Fälle (Paterson u. a., European Journal of Operational Research, 2011): geplante, bei denen Bestand zu festen Zeitpunkten zwischen den Orten ausgeglichen wird, und spontane, wenn an einem Ort Bedarf entsteht, den er selbst nicht decken kann. Spontan ist es, wenn sich der Monteur zwei Kartuschen Silikon aus dem Wagen des Kollegen holt. Auch diese Bewegung wird gebucht.
Zwei Fehlbuchungen verfälschen die Zahlen:
- Die Umlagerung wird als Entnahme gebucht. Das Zentrallager meldet Verbrauch, obwohl das Material nur im Transporter liegt. Wird es dort später noch einmal als Verbrauch gebucht, zählt derselbe Artikel doppelt, und die Bestellmengen fallen zu hoch aus.
- Die Umlagerung wird gar nicht gebucht. Das Zentrallager zeigt Material, das längst im Transporter liegt, der Transporter zeigt zu wenig. Fällt er dadurch unter seinen Meldebestand, bekommt er Nachschub für Material, das er schon an Bord hat.
Gebucht wird beim Einladen, in dem Moment, in dem das Material das Regal verlässt.
Wie kommt Nachschub vom Zentrallager in den Transporter?
Mit einem Höchstbestand je Wagen ergibt sich die Ladeliste am Auffülltag aus der Differenz zwischen Höchstbestand und der Restmenge im Wagen. Diese Restmenge kennst du nur, wenn der Monteur seinen Verbrauch aus dem Wagen bucht. Fällt ein Wagen vorher unter seinen Meldebestand, kommt der Artikel sofort auf die Liste für das Zentrallager.
Im Mike-Holt-Thread beschreibt ein Elektriker, wie das bei einem früheren Arbeitgeber auf Papier gelaufen sei: Jedes verbaute Teil sei auf den Arbeitszettel gekommen, bis hin zu Klemmen und Unterlegscheiben, und abends sei der Wagen nach diesen Zetteln nachgefüllt worden. Ein anderer schreibt, die Wagen blieben nur bestückt, wenn das Lager im Betrieb bestückt sei.
Melden vier Transporter Bedarf an Kartuschen, deckt das Zentrallager ihn aus seinem eigenen Bestand. Beim Lieferanten bestellt es erst, wenn es selbst unter seinen Meldebestand fällt. Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt diese Bündelung der Warenströme als Ziel eines Zentrallagers, neben weniger Lagerbestand im Gesamtsystem.
Leg für das Auffüllen einen festen Tag und eine zuständige Person fest. Füllt jeder nach eigenem Bedarf auf, kann das Zentrallager seinen eigenen Nachschub nicht planen.
Wie zählst du bei der Inventur mehrere Lagerorte?
Zähle jeden Lagerort getrennt und vergleiche das Ergebnis mit dem gebuchten Bestand genau dieses Orts. Die Differenz pro Ort zeigt dir, an welcher Stelle nicht gebucht wird: Fehlt ein Artikel regelmäßig im Zentrallager, während im Transporter mehr davon liegt als gebucht, wird beim Beladen nicht umgelagert.
Wie oft der gebuchte Bestand danebenliegt, zeigt eine Studie von Nicola DeHoratius und Ananth Raman: Von fast 370.000 Bestandsdatensätzen aus 37 Filialen eines Händlers wichen 65 Prozent vom tatsächlichen Bestand ab (Management Science, 2008). Wie die Filialen ihren Bestand prüften, gehörte zu den Faktoren, die die Abweichungen verringerten.
Transporter zählst du, wenn sie auf dem Hof stehen, am besten direkt nach dem Auffüllen, weil dann der Sollbestand bekannt ist. Für die jährliche Inventur gilt dasselbe Prinzip, nur für alle Orte am selben Stichtag.
Was muss eine Software für mehrere Lagerorte können?
Sie muss im Kern einfach sein, sonst wird nicht gebucht. Komplizierte Tools nerven, und was nervt, wird nicht benutzt. Bestand, Melde- und Höchstbestand je Lagerort und eine Umlagerung, die nicht als Verbrauch zählt, sind die Grundlage. Prüf außerdem drei Dinge:
- Eigene Menge für den Transporter: Lässt sich der Wagen als Lagerort anlegen oder nur als Lagerplatz? Ohne eigene Menge hat er keinen eigenen Meldebestand.
- Buchen am Wagen: Der Monteur muss seinen Verbrauch am Wagen per Handy buchen können. Sonst fehlt die Restmenge für die Ladeliste.
- Tarif: Ab welchem Tarif sind mehrere Lagerorte enthalten?
Mit einer Bestandsführung je Lagerort bucht jeder seine Entnahme per Handy direkt dort, wo er sie entnimmt, und das Zentrallager sieht, was nachgeladen werden muss.
Fazit: Mehrere Lagerorte brauchen getrennte Bestände
Ein eigener Lagerort lohnt sich überall dort, wo die Übersicht jemandem den Anruf oder die Fahrt erspart. Was in den Wagen kommt, entscheiden die Aufträge, die er komplett erledigen soll.
Notiere als Erstes alle Orte, an denen dein Team Material entnimmt, und entscheide für jeden, ob er ein eigener Lagerort oder ein Lagerplatz im Zentrallager wird.
