Lagerbestand überwachen: Wann Excel reicht und wann nicht
Sichtkontrolle, Excel-Ampel oder Warnung per Software: welcher Weg zu deinem Betrieb passt, wie du die Ampel in Excel baust und warum jede Warnung an der Buchung hängt.
Wer seinen Lagerbestand überwacht, vergleicht den Bestand jedes wichtigen Artikels regelmäßig mit einer Schwelle und informiert rechtzeitig die Person, die nachbestellt. Welche Methode dafür reicht, hängt davon ab, wie zuverlässig Entnahmen gebucht werden und wie viele Personen und Lagerorte beteiligt sind.
Schwelle je Artikel festlegen: Verbrauch während der Lieferzeit plus Puffer.
Jede Entnahme buchen. Eine Warnung sieht nur den gebuchten Bestand, nie das Regal.
Eine zuständige Person pro Lagerort bestimmen, die die Warnung bekommt und bestellt.
Als Projektmanager für E-Procurement, Schwerpunkt C-Teile-Management, habe ich für Kunden die Beschaffung ihrer wiederkehrenden Bedarfe digitalisiert. Der Anlass war jedes Mal derselbe: Fehlteile und Engpässe in der Produktion.
Ein Fehlteil kündigt sich selten an. Der Bestand sinkt über Tage oder Wochen, und niemand schaut hin, weil niemand dafür eingeteilt ist, sich niemand verantwortlich fühlt oder es jemand nebenher managen muss. Lagerbestand überwachen heißt: Eine Person sieht rechtzeitig, welcher Artikel knapp wird, und bestellt nach.
Welche Methoden gibt es, den Lagerbestand zu überwachen?
Sichtkontrolle oder Karten-Kanban mit zwei Behältern
Sichtkontrolle: Jemand geht regelmäßig durchs Lager und schaut, welche Fächer leer werden.
Karten-Kanban mit zwei Behältern: Jeder Artikel liegt in zwei Behältern, in jedem steckt eine Karte. Ist ein Behälter leer, kommt seine Karte an die Kanban-Tafel. Jede Karte an der Tafel wird nachbestellt. Bis die Ware da ist, reicht der zweite Behälter.
Excel mit Ampel
Eine Tabelle mit Istbestand und Schwelle je Artikel, dazu eine bedingte Formatierung, die knappe Artikel rot färbt. Das kostet nichts außer der Pflege. Die Tabelle zeigt allerdings nur, was jemand eingetragen hat.
Software mit Bestandswarnung
Mit einer Lagersoftware buchst du jede Entnahme dort, wo sie passiert, per Scan oder von Hand. Die Software prüft danach selbst, ob ein Artikel unter seine Schwelle gefallen ist. Die Schwelle legst du je Artikel und Lagerort fest. Fällt der Bestand darauf oder darunter, kommt die Warnung mit Bestand und Fehlmenge in der App und per E-Mail bei der Person an, die für den Lagerort bestellt. Statt die Liste regelmäßig durchzusehen, reagierst du nur noch, wenn eine Warnung kommt.
Welcher Weg passt zu deinem Betrieb?
Deine Situation
Methode
Warum
Wo sie bricht
Ein Lagerort, regelmäßig verbrauchte Artikel
Sichtkontrolle oder Karten-Kanban
Das leere Fach oder der leere Behälter ist das Signal
Die Karte kommt nicht an die Tafel, oder der zweite Behälter reicht nicht bis zur Lieferung
Eine Person trägt alle Entnahmen ein
Excel-Ampel
Bestand und Meldebestand stehen nebeneinander
Eine Entnahme wird nicht eingetragen, oder niemand öffnet die Datei
Mehrere Personen oder Lagerorte
Software mit Bestandswarnung
Alle buchen in denselben Bestand, die Software prüft selbst
Entnahmen werden nicht oder am falschen Lagerort gebucht
Karten-Kanban: einen zweiten Behälter je Artikel und den Bestand darin.
Excel: keine Lizenz, aber Arbeitszeit. Entnahmen werden eingetragen, oft erst vom Zettel übertragen, und jemand muss die Liste regelmäßig durchsehen.
Software: eine monatliche Gebühr und die Einrichtung. Gebucht wird direkt bei der Entnahme, das Übertragen vom Zettel entfällt.
Wie baust du eine Bestandswarnung in Excel?
Für eine Person, die alle Entnahmen einträgt, reicht eine Ampel in Excel. So baust du sie:
Leg eine Tabelle mit den Spalten Artikel, Lagerort, Istbestand und Meldebestand an.
Markier die Zellen mit dem Istbestand und wähle Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden. Steht der Istbestand in Spalte C und der Meldebestand in Spalte D, lautet die Formel für die erste Datenzeile =C2<=D2. Als Format wählst du eine rote Füllung.
Setz einen Filter auf die Kopfzeile und filtere den Istbestand nach Farbe. Übrig bleiben die roten Zeilen, und das ist deine Bestellliste.
Leg einen festen Prüftermin fest und eine Person, die ihn wahrnimmt. Der Abstand kostet Vorlaufzeit: Prüfst du einmal pro Woche, kann ein Artikel bis zu sieben Tage unter seiner Schwelle liegen, bevor es jemand sieht. Rechne den Verbrauch dieser Tage deshalb zur Schwelle dazu.
Damit hast du eine Ampel. Eine Nachricht verschickt die bedingte Formatierung nicht, rot sieht nur, wer die Datei öffnet. Wer aus der Tabelle heraus eine E-Mail auslösen will, braucht eine Automatisierung wie Power Automate, und die Datei muss dafür in OneDrive for Business oder SharePoint liegen (Microsoft Learn). Für eine Bestandswarnung ist das die entscheidende unter den Grenzen von Excel im Lager.
Warum warnt eine Bestandswarnung nur, wenn gebucht wird?
Jede Warnung, ob Excel-Ampel oder Software, vergleicht den gebuchten Bestand mit der Schwelle. Was tatsächlich im Regal liegt, sieht sie nicht. Wird eine Entnahme nicht gebucht, zeigt das System mehr, als da ist, und die Warnung kommt zu spät oder gar nicht.
Wie oft beides auseinanderläuft, haben Nicole DeHoratius und Ananth Raman bei einem Einzelhändler gemessen: Von knapp 370.000 Bestandsdatensätzen aus 37 Filialen stimmten 65 % nicht mit dem Regal überein (Management Science, 2008). Auf dein Lager lässt sich die Zahl nicht übertragen. Sie zeigt aber, dass Buchbestand und Regal auch dort auseinanderlaufen, wo Bestandsführung zum Tagesgeschäft gehört.
Typische Ursachen in einem kleinen Lager: Jemand nimmt etwas und bucht es nicht, weil der Rechner im Büro steht. Etwas geht kaputt oder verschwindet, und ein Zugang landet doppelt oder gar nicht in der Buchung. Zwei Gewohnheiten halten den Bestand ehrlich:
Buchen, wo entnommen wird. Wer für eine Buchung ins Büro muss, verschiebt sie. Am Handy direkt am Regal ist sie erledigt, bevor der Artikel in der Tasche ist.
Regelmäßig wenige Artikel zählen. Statt nur einmal im Jahr alles zu zählen, nimmst du dir jede Woche eine Handvoll Artikel vor und korrigierst den Bestand. So fällt eine Abweichung auf, bevor sie eine Warnung verschluckt.
Ein Unterschied gehört noch dazu: Der physische Bestand sagt, was im Regal liegt. Der verfügbare Bestand zieht ab, was schon für Aufträge reserviert ist. Ob ein Teil zum Fehlteil wird, entscheidet der verfügbare.
Wer bekommt die Warnung?
Eine Warnung hilft nur, wenn klar ist, zu wem.
Eine Person pro Lagerort. Geht die Warnung an ein ganzes Team oder an ein Sammelpostfach, verlässt sich jeder darauf, dass ein anderer bestellt.
Eine Vertretung für Urlaub und Krankheit. Sonst hat die Warnung zwei Wochen lang keinen Empfänger.
Ab welchem Bestand soll die Warnung kommen?
Die Warnung muss kommen, solange der Rest noch für die Lieferzeit reicht, plus einem Puffer für Verzögerungen. Kommt sie später, ist das Fehlteil schon unterwegs. Diese Schwelle heißt Meldebestand, und du berechnest den Meldebestand aus Tagesverbrauch, Lieferzeit und Sicherheitsbestand. Verbrauchst du 3 Packungen am Tag bei 4 Tagen Lieferzeit und hältst 5 als Puffer, kommt die Warnung bei 3 × 4 + 5 = 17 Packungen. Im Regal liegt dann noch Ware für die Lieferzeit.
Wie viele Warnungen sind zu viele?
Jede Warnung, auf die nichts folgen muss, macht die nächste leiser. Wer jeden Morgen eine lange Liste bekommt, in der die meisten Artikel noch für Wochen reichen, lernt, die Liste zu überfliegen. Irgendwann geht dabei auch das Teil unter, das morgen fehlt.
Dagegen helfen drei Stellschrauben:
Nur Artikel überwachen, deren Fehlen etwas kostet. Welche das sind, zeigt eine ABC-Analyse, ergänzt um alles, was einen Auftrag stoppt, auch wenn es billig ist. Den Rest darf der Behälter regeln.
Bündeln. Eine Liste am Tag liest sich anders als eine Meldung pro Artikel.
Die Schwelle anpassen, wenn eine Warnung grundlos war. Kommt dieselbe Warnung jede Woche und du bestellst trotzdem nicht, stimmt die Schwelle nicht. Senk sie oder nimm den Artikel aus der Überwachung. Eine Warnung zu ignorieren, ohne die Schwelle zu ändern, trainiert nur das Ignorieren.
Womit fängst du an?
Such dir die Artikel, bei denen ein Fehlteil am meisten kostet. Leg für jeden eine Schwelle fest und bestimm, wer die Warnung bekommt. Das geht mit Behälter, Tabelle oder Software. Entnehmen mehrere Leute oder liegt dein Material an mehreren Orten, nimm eine Software, die dir knappe Artikel je Lagerort meldet, bevor das Fach leer ist.
