Ladenhüter erkennen und abbauen: Was noch Geld bringt und was nur Platz kostet

Lieber haben als brauchen. Aber hält das einer kaufmännischen Betrachtung stand? In wirtschaftlich schwierigen Zeiten, in denen Cash weiterhin King ist? In Zeiten, in denen es bei vielen kleinen Unternehmen auf jeden Euro ankommt?

Jeder Artikel, der seit Monaten unberührt im Regal liegt, ist bezahlt, und das Geld fehlt dir an anderer Stelle.

Was ist ein Ladenhüter?

Ein Ladenhüter, auch Lagerhüter, Lagerleiche, Penner oder auf Englisch Dead Stock genannt, ist ein Artikel mit Bestand, der lange nicht mehr aus dem Lager gegangen ist und es voraussichtlich auch nicht mehr tut. Als Abgang zählt alles, was das Lager verlässt: verkauft, verbraucht oder an einen anderen Standort gegeben.

Nicht alles, was lange im Regal liegt, ist ein Ladenhüter, und nicht alles davon musst du loswerden:

Wer einen Langsamdreher abverkauft, bestellt ihn später wieder nach. Bleibt ein Ladenhüter liegen, bindet er weiter Kapital und belegt ein Regalfach, in dem Ware liegen könnte, die du wirklich brauchst.

Ab wann ist ein Artikel ein Ladenhüter?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Maßstab ist der eigene Rhythmus des Artikels: Geht ein Verbrauchsartikel sonst jede Woche raus, ist ein Monat Stillstand auffällig. Ein Ersatzteil, das einmal im Jahr gebraucht wird, darf ein Jahr liegen. Saisonware misst du an ihrer Saison, Streusalz im August ist kein Ladenhüter.

Für den Anfang taugt eine Staffel, die du an dein Sortiment anpasst: nach 90 Tagen ohne Abgang prüfen, nach einem Jahr loswerden.

Ein zweites Signal ist die Lagerreichweite. Reicht der Bestand beim heutigen Verbrauch für Jahre, liegt zu viel da, auch wenn der Artikel noch läuft. Das ist Überbestand. Er baut sich ab, sobald du weniger nachbestellst, und für den Teil, der zu viel ist, taugen dieselben Wege wie beim Ladenhüter.

Wie findest du Ladenhüter?

Für jeden Artikel brauchst du eine Angabe: wann er zuletzt das Lager verlassen hat. Wo du sie findest, hängt davon ab, womit du heute arbeitest.

Mit Warenwirtschaft, Kassensystem oder Lagersoftware

Bucht dein System Verkäufe oder Entnahmen, kennt es das Datum der letzten Bewegung schon. Oft gibt es dafür einen fertigen Bericht. Such im Berichtsmenü nach Begriffen wie „Ladenhüter“, „Artikel ohne Umsatz“, „Lagerdauer“ oder „letzte Bewegung“. Lass dir die Liste mit Bestand und Einkaufspreis ausgeben und exportier sie nach Excel, dann kannst du sie sortieren.

Prüf vorher, ob wirklich jede Entnahme gebucht wird. Nimmt jemand Ware, ohne sie zu buchen, landen Artikel auf der Liste, die in Wahrheit laufen.

Ohne System: drei Quellen für heute

• Die letzte Inventur. Leg die Zählliste neben den heutigen Bestand. Was damals mit derselben Menge im Regal lag und heute immer noch, hat sich wahrscheinlich nicht bewegt. Ein Blick in die Einkaufsrechnungen zeigt, ob in der Zwischenzeit nachgekauft wurde.
• Die Einkaufsrechnungen. Liegt der letzte Einkauf eines Artikels Jahre zurück und das Fach ist trotzdem voll, gehört er auf die Liste.
• Ein Rundgang. Staub auf der Verpackung, vergilbte Etiketten, Kartons hinter anderen Kartons. Schreib auf, was du findest, mit Menge und ungefährem Einkaufspreis.

Das reicht für eine erste Liste, mit der du heute anfangen kannst.

Wenn du die Liste dauerhaft führen willst

Soll die Liste dauerhaft aktuell sein, brauchst du neben deiner Bestandsliste in Excel ein zweites Blatt, in das du jede Entnahme mit Datum einträgst. Excel holt daraus je Artikel den letzten Abgang (MAXWENNS, ab Excel 2019), zählt die Tage seitdem und rechnet das gebundene Kapital. Die Vorlage enthält beides mit fertigen Formeln.

Zeigt die Vorlage bei einem Artikel „nie“, ist seit Beginn deiner Aufzeichnungen kein Abgang erfasst. Was davor war, zeigt die Liste nicht. Aussagekräftig wird sie also erst, wenn sie mindestens so lange läuft wie deine Schwelle. Bis dahin ergänzt du sie mit dem, was du aus Inventur und Rechnungen weißt.

Welche Ladenhüter nimmst du dir zuerst vor?

Sortiert nach Alter steht oben oft ein Karton Kleinteile, der seit Jahren liegt und kaum Geld bindet. Sortiert nach Kapital steht oben ein teures Teil, das erst seit Monaten liegt. Wer Geld freisetzen will, arbeitet die Kapital-Liste von oben ab.

Nimm vorher alles heraus, was lange liegen soll: das Ersatzteil für die Maschine, ohne die nichts läuft, Material für Notfälle, Teile, die du einem Kunden zugesagt hast. Markier diese Artikel, damit sie beim nächsten Durchgang nicht wieder auftauchen.

Das Kapital ist nur ein Teil der Rechnung. Fläche, Versicherung und Handling kosten jedes Jahr zusätzlich. Wie viel das bei dir ausmacht, zeigen deine Lagerkosten.

Wie baust du Ladenhüter ab?

Den Artikel nach hinten ins Regal zu schieben, ist leider nicht der richtige Weg. Er belegt dort dieselbe Fläche, bindet dasselbe Kapital, und die Entscheidung liegt beim nächsten Aufräumen wieder auf dem Tisch. Ein Teamleiter bei einem Maschinenbauer, kurz vor der Rente, hat Schrauben und Kleinteile in Behältern gehortet: „Könnte man ja nochmal gebrauchen.“ Die Behälter standen verstaubt im Regal, weil er sich nicht trennen konnte. Triff für jeden Ladenhüter eine Entscheidung, auch wenn sie wehtut. Leg fest, was mit ihm passiert, bis wann und wer sich darum kümmert.

Sorg zuerst dafür, dass niemand die Artikel auf deiner Liste nachkauft. Ein Zettel am Fach („nicht nachbestellen, zuerst aufbrauchen“) erreicht jeden, der dort einkauft oder entnimmt, und die Kollegen greifen ab sofort zuerst zu diesem Artikel. Bestellt dein System automatisch nach, sperr dort zusätzlich die Beschaffung und hinterlass eine Notiz, warum.

Dann prüf die Wege der Reihe nach. Oben stehen die, bei denen meist am meisten übrig bleibt, weil kaum Gebühren, Versand oder Preisnachlass anfallen. Im Zweifel rechnest du nach: Gutschrift oder Verkaufspreis, minus Gebühren, Versand und Zeit. Der Weg mit dem höchsten Betrag gewinnt.

Egal, welcher Weg: Buch den Artikel mit Grund aus dem Bestand aus. Sonst zählst du bei der nächsten Inventur weniger, als in der Liste steht, und musst den Grund erst suchen.

Was gilt steuerlich, wenn du Ladenhüter abschreibst, spendest oder entsorgst?

Eine Abwertung holt kein Geld aus dem Regal. Sie senkt den Wert in den Büchern und damit unter Umständen die Steuer. Und sie betrifft dich nur, wenn du bilanzierst. Stellst du eine Handelsbilanz auf, musst du Waren abschreiben, wenn ihr Wert am Abschlussstichtag unter den Anschaffungskosten liegt (§ 253 Abs. 4 HGB). In der Steuerbilanz ist das ein Wahlrecht: Du darfst den niedrigeren Teilwert ansetzen, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauerhaft ist (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Diese Regel gilt nur für Betriebe, die ihren Gewinn per Bilanz ermitteln. Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine Teilwertabschreibung.

Keines der beiden Gesetze nennt eine Lagerdauer, ab der du abschreiben darfst. Maßgeblich ist, was der Artikel am Stichtag noch wert ist, und das begründest du mit Preisen, Absatz und Zustand. Notierst du in deiner Ladenhüter-Liste vor der Inventur Zustand und erzielbaren Preis, hast du diese Begründung zur Hand.

Spendest du Ware, fällt Umsatzsteuer an, sofern du beim Einkauf zum Vorsteuerabzug berechtigt warst. Das Bundesfinanzministerium setzt dafür den fiktiven Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Spende an. Für schwer verkäufliche Ware wie Vorjahresware ist das ein entsprechend niedriger Wert, und es entsteht keine oder nur wenig Umsatzsteuer. Pauschal 0 Euro oder 1 Euro anzusetzen, lässt das Ministerium nicht gelten. Null Euro sind nur dann richtig, wenn die Bewertung der einzelnen Ware genau das ergibt. Schätz den Wert so realistisch wie möglich und halte die Spende schriftlich fest.

Für die Entsorgung hilft ein kurzer Nachweis: was, wie viel, wann und warum, dazu der Beleg des Entsorgers. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie du im Einzelfall bewertest, spendest oder Rücknahme und Rabatt rechtlich sauber aufsetzt, klärst du mit deiner Steuerberatung oder einem Anwalt.

Wie verhinderst du neue Ladenhüter?

Die meisten Ladenhüter entstehen schon beim Einkauf und fallen erst auf, wenn der Karton von der Vorjahresinventur immer noch unberührt im Regal steht und eine dicke Staubschicht angesetzt hat.

Ich habe das bei einem Elektrobetrieb erlebt: Die Monteure bedienen sich am Lager und packen sich die Bullis voll, lieber haben als brauchen. Der Chef sieht das leere Regal und bestellt nach. Tage oder Wochen später kommt die Hälfte von der Baustelle zurück und landet im Regal, neben der neuen Ware. Was liegt im Lager, was im Bulli? Weiß keiner. Warum? Niemand hat den Überblick über Material und Bestand. Was rausgeht, wird nicht notiert, was zurückkommt, auch nicht. Mal fehlt die Disziplin, mal der Wille. Also wird bestellt, was sich aus dem Bauch heraus richtig anfühlt. Schätzen statt wissen = Krempel im Regal, den keiner braucht.

Der häufigste Grund ist jedoch: der super Deal. Der Lieferant gibt Rabatt ab einer bestimmten Menge, es wird zugeschlagen, weil billig, und dann verstaubt das Zeug im Regal. Ich kenne das auch von Exoten: Gebraucht wird ein Stück, verkauft wird nur die Zehnerpackung. Oder das einzelne Stück kostet so viel, dass die zehn pro Stück plötzlich attraktiv wirken. Also nimmt man die zehn, kann man ja mal gebrauchen. Später stellt sich heraus: kann man doch nicht. Neun Stück fliegen rum, schade um die Kohle. Rechne den Rabatt oder den Stückpreis gegen die Monate, die der Rest im Regal steht. Ähnlich beim Vorrat aus Angst vor Lieferengpässen. In einer Umfrage des Fachmagazins DEGA GaLaBau hält ein Inhaber dagegen: Lagerkosten, Zinsen und Ladenhüter fressen den Preisvorteil auf, solange der Vorrat an keinem Auftrag hängt.

Und dann gibt es Fehler, die keiner zurückdreht. Bei einem Maschinenbauer lieferte der Hydraulik-Lieferant Verschraubungen, eine kniehohe Palette voller Kartons, weit mehr als bestellt. Im Wareneingang konnte sie erst niemand zuordnen. Irgendwann stand sie im Produktionslager, Zettel dran: „zuerst aufbrauchen“. Zurückgeschickt hat sie keiner, warum auch immer, und der Abbau zog sich. Prüf jede Lieferung gegen die Bestellung und reklamier Mehrmengen am selben Tag.

Gegen fast alles hilft dasselbe: Bestand führen und den Verbrauch kennen. Erfass alles, was das Lager verlässt, zum Beispiel das Material für die Baustelle, und auch alles, was von dort zurückkommt. Erst einbuchen, dann bestellen. Dann weißt du vor der Bestellung, was noch da ist und was im letzten Quartal tatsächlich rausging, und beim nächsten Deal, wie lange die Menge reicht. In Excel trägst du dafür jede Entnahme von Hand ins Blatt Abgänge ein. Eine Lagersoftware erfasst sie mit jeder Buchung und zeigt dir die Ladenhüter nach gebundenem Kapital, ohne zweite Tabelle. Arbeitest du mit Min- und Max-Werten, senk sie für Artikel, die weiterlaufen, aber weniger als früher.

Dazu ein fester Termin, an dem du die Liste durchgehst, zum Beispiel einmal im Quartal.

Lieber haben als brauchen gilt für die Teile, ohne die nichts läuft. Für alle anderen kostet jeder weitere Monat im Regal Geld, das du an anderer Stelle brauchst.