Wiederbeschaffungszeit berechnen: Formel, Beispiel und so misst du sie

Bei der Verhandlung über einen neuen Rahmenvertrag für Schrauben sagt dir der Außendienst deines Lieferanten: „Lieferzeit: zwei Tage. Garantiert.“ Also planst du mit zwei Tagen. Die Schrauben kommen pünktlich im Wareneingang an, und trotzdem fehlen sie zwei Tage im Lager und die Kollegen sind sauer. Woran liegt das? Lass es mich erklären.

Was gehört zur Wiederbeschaffungszeit?

Zur Wiederbeschaffungszeit gehören:

1. Freigabe und Bestellung: vom Moment, in dem der Bedarf auffällt, bis die Bestellung beim Lieferanten raus ist.
2. Lieferzeit des Lieferanten: von der Bestellung bis die Ware bei dir ankommt.
3. Wareneingang und Einlagern: Ware annehmen, prüfen, buchen, ins Regal räumen.

Erst wenn alle drei Abschnitte durch sind, kannst du die Ware entnehmen und hast damit auch die WBZ.

Wie berechnest du die Wiederbeschaffungszeit?

Du addierst die drei Abschnitte:

Die Montage braucht in diesen 4 Tagen 24 Kartons (6 × 4). Rechnet der Betrieb nur mit den 2 Tagen des Lieferanten, kalkuliert er mit 12 Kartons und steht zwei Tage früher ohne Schrauben da, als sein Meldebestand glaubt.

Wie ermittelst du deine Wiederbeschaffungszeit aus Lieferscheinen und Bestellmails?

Jede Bestellmail trägt einen Zeitstempel und jeder Lieferschein ein Datum. Zusammen liefern sie dir beide Enden jeder Bestellung. Führst du ein ERP, ein WMS oder eine andere Lösung für deine Beschaffung, stehen beide Daten in der Bestellung und in der Wareneingangsbuchung.

1. Artikel und Lieferanten wählen. Starte mit dem Artikel, der dir am häufigsten fehlt, und mit dem Lieferanten, bei dem du ihn bestellst.
2. Die letzten 8 bis 10 Bestellungen heraussuchen. Notiere pro Bestellung das Bestelldatum und das Eingangsdatum (Ware gebucht und im Regal).
3. Arbeitstage zählen. Wochenenden und Feiertage zählen nicht. In Excel hilft NETTOARBEITSTAGE(Bestelldatum; Eingangsdatum; Feiertage), die Funktion zählt Start- und Endtag mit, ziehe also 1 ab.
4. Durchschnitt und Maximum bilden. Der Durchschnitt zeigt dir die Normalität, das Maximum den schlechtesten Fall. Lass Ausreißer mit bekanntem Einzelgrund weg, etwa einen Betriebsurlaub des Lieferanten oder vergessenen WE.
5. Die Freigabe dazuschätzen. Sie liegt vor der Bestellmail und steht deshalb in keiner Bestellung. Schätze sie als eigenen Wert (im Beispiel 1 Tag) und addiere sie zu Durchschnitt und Maximum.

In folgendem Beispiel rechnen wir mit acht Bestellungen:

Summe 24 Tage, geteilt durch 8 Bestellungen: Durchschnitt 3,0 Tage, längster Wert 5 Tage. Den Tag für die Freigabe enthalten deine Daten nicht, also addierst du ihn: Die Wiederbeschaffungszeit liegt im Durchschnitt bei 4,0 Tagen und im längsten Fall bei 6 Tagen.

Rechnest du mit dem Durchschnitt oder mit dem Worst Case?

Du rechnest mit dem längsten Wert. Der Durchschnitt klingt vernünftig, doch jede Lieferung über dem Schnitt lässt den Bestand leerlaufen. Und Fehlteile sind Worst Case.

Der Unterschied zwischen Durchschnitt und Maximum (hier 12 Kartons) ist der Preis, welchen du für Sicherheit zahlen solltest. Gebundene Ware kostet Geld, aber eine Montage, die auf Schrauben wartet, kostet mehr. Was nicht heißt, dass wir empfehlen, Überbestände aufzubauen.

Welche Zeit zählt bei Teillieferungen und mehreren Lieferanten?

Bei einer Teillieferung zählt der Tag, an dem die Menge im Regal liegt, mit der du weiterarbeiten kannst.

Reicht die erste Teilmenge bis zur zweiten, ist ihr Eingangsdatum dein Eingang. Reicht sie nicht, zählt der Tag, an dem die zweite Teilmenge die Lücke schließt.

Zurück zum Beispiel: Von 60 bestellten Kartons liegen 30 nach 3 Arbeitstagen im Regal und 30 nach 7. Die ersten 30 Kartons decken bei 6 pro Tag 5 Tage, die zweite Teilmenge liegt 4 Tage später im Regal, also bevor die ersten 30 aufgebraucht sind. Die erste Lieferung zählt, der Messwert für diese Bestellung ist 3 Tage.

Die Werte gelten je Lieferant, bei einem Wechsel misst du neu. Hast du für denselben Artikel zwei, plane mit den Werten des Lieferanten, bei dem du tatsächlich bestellst. Wechselst du je nach Lage, nimm den längsten Wert des langsameren Lieferanten: Der kürzere gilt nur, solange der schnelle Lieferant auch liefern kann.

Was tust du, wenn du noch keine Bestellungen zum Messen hast?

Bei einem neuen Lieferanten oder Artikel startest du mit einem Schätzwert: die Lieferzeit, die der Lieferant nennt (frag nach, ob sie für Ware ab Lager gilt), plus deine Freigabe, plus Wareneingang, plus einen Puffer für den längsten Wert, den du noch nicht kennst. Bestellst du ähnliche Artikel beim selben Lieferanten, übernimm deren gemessene Werte als Schätzwert.

Mit den Werten aus dem Beispiel und einem Tag Puffer startest du bei 5 Tagen. Die Messung ergibt später 6, der Puffer war also zu klein. Notiere deshalb ab der ersten Bestellung Bestell- und Eingangsdatum. Sobald genug Bestellungen für eine Messung vorliegen, ersetzt der längste Messwert den Schätzwert samt Puffer.

Wann stimmt deine gemessene Wiederbeschaffungszeit nicht mehr?

Ein Kunde, den ich als Customer Success Manager betreut habe, kämpfte öfter mit Engpässen bei Gewindebolzen. Mit dem Lieferanten bestand ein Rahmenvertrag über eine feste Menge, die der Lieferant für ihn auf Lager legte.

Dann liefen in der Fertigung durch Zufall mehrere Montagewagen fast gleichzeitig leer. Die Fehlmenge konnte aus dem eigenen Lager nicht vollständig bedient werden.

Jetzt musste eine schnelle Lieferung her. Leider war der Abruf höher als die Restmenge, die der Lieferant für den Kunden auf Lager vorhielt. Der Lieferant war unschuldig, der Kunde musste improvisieren: Er kaufte Gewindestangen zu und ließ sie intern selbst abstechen.

Die Wiederbeschaffungszeit war also nur bis zur gesicherten Menge kurz. Der Kunde schloss danach einen neuen Rahmenvertrag mit höherem Volumen ab, damit der Lieferant eine größere Menge vorhält, aus der der Kunde sein kleines Lager auffüllt. Prüfe deshalb bei jedem Rahmenvertrag:

1. Was passiert, wenn Abrufe auf einmal kommen?
2. Gibt es einen Notfallplan?
3. Gibt es einen Sekundärlieferanten?
4. Was ist die Konsequenz, wenn das Teil fehlt?

Was ist der Unterschied zwischen Wiederbeschaffungszeit und Lieferzeit?

Die Lieferzeit endet, wenn die Ware bei dir ankommt. Die Wiederbeschaffungszeit endet erst dann, wenn die Ware im Regal liegen.

Das Gabler Wirtschaftslexikon fasst die Lieferzeit weit: von der Aufgabe des Auftrags bis zur Verfügbarkeit der Ware beim Empfänger, einschließlich Auftragsübermittlung und Prüfung im Wareneingang. Die Beschaffungszeit nimmt dort noch weitere Zeiten dazu, etwa den Abstand zwischen zwei Bestandsprüfungen. Ob das Praxistauglich ist, kannst du selbst für dich entscheiden.

Wie hängt die Wiederbeschaffungszeit mit dem Meldebestand zusammen?

Der Meldebestand muss den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit abdecken. Denn wenn du mit dem mit dem längsten Wert rechnest, steckt die Verspätung schon drin: 6 Kartons × 6 Tage = 36 Kartons. Löst du die Bestellung erst unterhalb dieser Menge aus, reicht der Bestand nicht mehr bis zur Lieferung = Fehlteil.

Die Verspätung darfst du nur einmal einplanen. Entweder rechnest du mit dem Durchschnitt (4 Tage, 24 Kartons) und legst die 12 Kartons für die Verspätung in den Sicherheitsbestand. Oder du rechnest mit dem längsten Wert (36 Kartons), und der Mindestbestand fängt nur noch Mehrverbrauch auf. Beides zusammen puffert dieselbe Verspätung doppelt.

Wie verkürzt du die Wiederbeschaffungszeit?

Drei Hebel:

• Freigabe: Lege fest, bis zu welchem Betrag Lager oder Fertigung ohne Freigabe durch den Einkauf bestellen.
• Lieferzeit: Frage den Lieferanten nach dem Bestellschluss (Cut-off-Zeit) für die Lieferung am nächsten Tag. Wer um 14:05 Uhr bestellt, obwohl um 14:00 Uhr im Lager der Hammer fällt, verliert einen Tag.
• Wareneingang: Buche und räume die Ware am Tag der Anlieferung ein, damit die Ware nicht im Wareneingang liegen bleibt.

Gerade bei C-Teilen lohnt sich eine softwaregestützte Beschaffung: Es gibt Systeme, die z. B. bei Erreichen des Meldebestands automatisch nachbestellen. Der Bedarf wartet dann nicht mehr darauf, dass jemand ins Regal schaut.

Deine Wiederbeschaffungszeit in einer Tabelle ausrechnen

Nimm die letzten 8 Bestellungen deines wichtigsten Artikels, trage Bestell- und Eingangsdatum in eine Tabelle ein, zähle die Arbeitstage und addiere deine Freigabe. Den längsten Wert trägst du im Meldebestand-Rechner als Dauer der Lieferung ein.