Was sind Fehlteile?
Ein Fehlteil ist ein Bauteil oder Material, das ein Auftrag, ein Produktionsschritt oder ein Serviceeinsatz braucht und das zum Bedarfstermin nicht in ausreichender Menge da ist. Das kann eine Baugruppe sein, ohne die ein Fertigungsauftrag nicht weiterläuft, oder auf der Baustelle ein Verbinder, eine Dichtung oder ein Kabel, ohne das der Monteur seine Arbeit nicht abschließen kann.
Davon zu trennen ist der Fehlbestand. Er beschreibt nur den Zustand im Lager und wird erst zum Fehlteil, wenn ein konkreter Bedarf daran scheitert. Ein Artikel mit Bestand null kann deshalb unkritisch sein, solange ihn niemand braucht, während ein Artikel mit Bestand eins einen teuren Engpass auslöst, sobald ein Auftrag zwei davon braucht.
Warum entstehen Fehlteile?
Ein Fehlteil entsteht, wenn der gebuchte Bestand vom tatsächlichen abweicht oder wenn keine Regel rechtzeitig eine Bestellung auslöst. Die typischen Ursachen:
- Entnahmen werden nicht gebucht. Wer Material für einen Auftrag mitnimmt, Ausschuss entsorgt oder Teile umlagert, ohne es zu buchen, lässt den Bestand im System höher stehen, als er im Regal ist.
- Niemand löst die Bestellung aus. Ohne Meldebestand oder Min-Max-Grenze bestellt der Betrieb erst, wenn jemand vor dem leeren Fach steht.
- Die Lieferzeit ist zu knapp angesetzt. Der Bestellpunkt deckt den durchschnittlichen Verbrauch, aber keine Verbrauchsspitze und keinen Lieferverzug.
- Die Stammdaten sind unklar. In der Produktion fehlen Stücklisten, Versionsstände oder Freigaben. Im kleinen Lager weiß niemand genau, wer für einen Artikel zuständig ist und wo er liegt.
Physisch, verfügbar, erwartet: welcher Bestand zählt
Im Lager liegt der physische Bestand. Ziehst du davon ab, was schon für andere Aufträge reserviert ist, bleibt der verfügbare Bestand. Rechnest du offene Bestellungen und geplante Zugänge dazu, ergibt sich der erwartete Bestand. Ob ein Fehlteil droht, entscheidet der verfügbare Bestand zum Bedarfstermin.
Liegen zehn Komponenten im Lager und sind acht davon für einen freigegebenen Fertigungsauftrag reserviert, bleiben für den nächsten Auftrag zwei. Wer nur auf die zehn schaut, plant den Auftrag ein und bemerkt das Fehlteil erst beim Kommissionieren. Beim Servicefahrzeug gilt dasselbe: Das Material im Wagen eines Kollegen steht für den eigenen Einsatz nur bereit, wenn es abgesprochen ist.
Was ein Fehlteil kritisch macht
Wie kritisch ein Teil ist, hängt davon ab, wie oft es gebraucht wird, wie lange die Lieferung dauert, ob es Ersatz gibt und was stillsteht, wenn es fehlt. Der Preis spielt dabei kaum eine Rolle. Ein teures Teil mit gleichwertigem Ersatz bleibt unkritisch, während ein günstiges C-Teil ohne Alternative einen ganzen Auftrag stoppen kann.
Ich habe das bei einem börsennotierten Maschinenbauer erlebt, den ich betreut habe. Dort drohte die Produktionslinie immer wieder stillzustehen, weil bestimmte Kabelbinder von HellermannTyton fehlten, also ein typischer C-Artikel. Erst als das Thema in der Geschäftsführung landete, wurden das C-Teile-Lager und die Beschaffung umgebaut.
Was kostet ein Fehlteil wirklich?
Was ein Fehlteil kostet, hängt davon ab, was stillsteht: im kleinen Betrieb rund 100 EUR je ungeplanter Fahrt, an einer stehenden Fertigungslinie ein Vielfaches davon pro Stunde. Die Kosten fallen in drei Posten:
- Unterbrechungszeit: Mitarbeitende, Maschinen oder Folgeprozesse warten auf das Teil.
- Sonderbeschaffung: Expressversand, Eilfahrt, zusätzlicher Wareneingang oder Umrüstung.
- Folgekosten: Verschobener Auftrag, Stillstand, Vertragsstrafe oder verlorener Deckungsbeitrag.
Die ersten beiden Posten kannst du direkt ausrechnen. Folgekosten nimmst du nur in die Summe auf, wenn du sie für den konkreten Fall beziffern kannst, sonst täuscht die Rechnung eine Genauigkeit vor, die sie nicht hat.
Konservative Beispielrechnung zum Selbstnachrechnen:
- 3 ungeplante Beschaffungsfahrten pro Woche
- je 90 Minuten Unterbrechung
- 60 EUR Kosten je produktiver Stunde
- 10 EUR direkte Fahrtkosten je Fahrt
- 46 Arbeitswochen
Je Fahrt sind das 100 EUR, pro Woche 300 EUR und 13.800 EUR pro Jahr. Maschinenstillstand, Expresszuschläge und entgangener Deckungsbeitrag sind darin noch nicht enthalten, die Summe ist also eine Untergrenze.
Wer die 90 Minuten zu hoch findet, unterschätzt die Fahrt: Werkzeug ablegen, hinfahren, das Teil suchen, zurückfahren und wieder in die Arbeit finden summiert sich schnell auf 80 bis 120 Minuten. Für deinen Betrieb setzt du eigene Werte in die Formel ein: (Unterbrechungszeit × Kostensatz) + Sonderbeschaffung + nachweisbare Folgekosten.
Manche Betriebe können gar nicht eben losfahren. Ein Elektrobetrieb, mit dem ich gesprochen habe, sitzt auf dem Dorf; Großhändler und Baumarkt liegen 20 Kilometer entfernt. Fehlt dort morgens Material, wird in der Regel der Termin verschoben, zum Ärger des Kunden. Deshalb achtet der Betrieb penibel darauf, dass das Lager immer ausreichend bestückt ist.
Dazu kommen Kosten, die in keiner Rechnung auftauchen. Ein Kunde, dessen Auftrag zum dritten Mal verschoben wird, gibt den nächsten Auftrag woanders hin, empfiehlt dich nicht weiter und schreibt im Zweifel eine schlechte Google-Bewertung. Das lässt sich kaum beziffern, wiegt über die Jahre aber oft schwerer als die Stunden aus der Beispielrechnung.
In der Fertigung geht es um ganz andere Beträge. Steht eine Linie, fehlt der Deckungsbeitrag der ausgefallenen Stunden, mehrere Leute haben nichts zu tun, Liefertermine verschieben sich, und im Vertragsgeschäft kommen Pönalen dazu. Laut der ABB-Studie „Value of Reliability" (2023) kostet eine Stunde ungeplanter Stillstand die deutsche Industrie im Schnitt rund 147.000 EUR; je nach Anlage liegt der Wert deutlich darunter oder darüber.
Was ist Fehlteilmanagement?
Fehlteilmanagement umfasst alles, womit ein Betrieb Fehlteile erkennt, nach Dringlichkeit ordnet und künftig verhindert. Industriebetriebe nutzen dafür Verfügbarkeitsprüfung, Fehlteillisten, Materialdisposition und feste Eskalationswege im ERP. Ein kleiner Betrieb kommt ohne ERP aus, muss aber dieselben Fragen beantworten können: Welcher Bedarf kommt wann? Was ist tatsächlich verfügbar? Welche Teile sind kritisch? Und welche Regel löst rechtzeitig Nachschub aus?
Sichtbar wird der Engpass in der Fehlteilliste. Sie enthält mindestens Artikel, fehlende Menge, Bedarfstermin, betroffenen Auftrag, Liefertermin, verantwortliche Person und Priorität. Sortiert wird sie nach Auswirkung: Oben steht der Artikel, der Produktion, Auftrag oder Service als Erstes stoppt, und die fehlende Menge zählt erst danach. Mit diesen Angaben entscheidet das Team, ob es auf Ersatz ausweicht, umplant, beschleunigt beschafft oder eskaliert.
Die Entscheidung folgt am besten einer festen Reihenfolge. Zuerst prüft das Team, ob das Teil an einem anderen Lagerort oder im Fahrzeug eines Kollegen liegt. Danach klärt es, ob ein technischer Ersatz passt oder sich der Auftrag ändern lässt. Erst wenn beides nicht geht, folgen Eilbestellung und Eskalation beim Lieferanten, und so endet nicht jedes Fehlteil in einer teuren Sonderbeschaffung.
Bei wiederkehrenden Teilen lässt sich vorab prüfen, ob die benötigte Menge zum Auftragstermin da sein wird; verlässlich wird diese Prüfung erst mit einer Nachschubregel für jeden Artikel.
Warum ein System allein keine Fehlteile verhindert
Ob Excel, Lagerhaltungssoftware oder ERP: Jedes System rechnet nur mit den Buchungen, die es bekommt, und verhindert deshalb nur dann Fehlteile, wenn das Team jede Entnahme bucht und die Meldebestände pflegt.
Wie groß im Handwerk die Lücke zwischen Absicht und Umsetzung ist, zeigt eine Bitkom-Studie, über die die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet: Demnach sehen 89 Prozent der befragten Betriebe in der Digitalisierung eine Chance, setzen sie aber oft nicht konsequent um.
Wie lassen sich Fehlteile vermeiden?
| Verfahren | Geeignet für | Grenze |
|---|
| Reaktiv beschaffen | Unplanbare Einzelfälle | Engpass wird erst sichtbar, wenn Arbeit wartet |
| Kanban | Schüttgut mit gleichmäßigem Verbrauch | Schwankender Bedarf braucht zusätzlichen Puffer |
| Meldebestand | Artikel mit klarem Bestellpunkt | Nur mit aktuellen Beständen und gepflegter Lieferzeit |
| Min-Max | Schwankende, wiederkehrende Bedarfe | Braucht gepflegte Min- und Max-Werte |
Fang mit den Artikeln an, die dich am häufigsten aufhalten:
- Fehlteile aufschreiben. Notiere zwei bis vier Wochen lang jeden Engpass mit Artikel, Menge, Datum und dem, was dadurch liegen blieb.
- Kritische Artikel markieren. Markiere Artikel mit hohem Verbrauch, langer Lieferzeit, ohne Ersatz oder mit großer Wirkung auf den nächsten Arbeitsschritt.
- Lagerorte und Artikeldaten aufräumen. Mit festen Lagerorten, eindeutigen Artikelnummern und Barcodes findet jeder das Material, das laut Bestand da ist.
- Nachschubregel festlegen. Bestellpunkt = erwarteter Verbrauch während der Lieferzeit + Sicherheitsbestand. Nach ein paar Wochen prüfst du die Werte gegen den echten Verbrauch und die echten Lieferzeiten.
- Offene Bedarfe im Blick behalten. Schau regelmäßig auf offene Bestellungen, mögliche Alternativen und Teile, die in den nächsten Tagen gebraucht werden.
Wer heute mit Excel, WhatsApp, Zetteln und Zuruf arbeitet, braucht für diese Schritte kein ERP, eine einfache Lagerverwaltungs-App bildet sie ab.
Fazit: Ein Fehlteil kostet mehr als das Teil
Ob ein Fehlteil eine Fahrt zum Großhändler kostet, gleich den ganzen Termin beim Kunden oder Stunden an einer stehenden Linie: Der Teilepreis fällt in keinem dieser Fälle ins Gewicht. Wer die eigene Rechnung mit echten Unterbrechungszeiten aufstellt, sieht, welche Artikel zuerst eine Nachschubregel brauchen.
Was das für deinen Betrieb wert ist, rechnest du im ROI-Rechner mit eigenen Annahmen nach.
